Das Zeitkonto

Das Zeitkonto

Über das Zeitkonto zeigt Crewmeister stets den Zeitkontostand und die Überstunden eines jeden Mitarbeiters an. Dabei sollten jedoch einige Details beachtet werden.

Wie wird das Zeitkonto berechnet?

Die Berechnung des Zeitkontos basiert auf den Sollarbeitsstunden die Sie in den Zeitregeln hinterlegen können. 
  • Die Sollarbeitsstunden werden mit den erfassten Arbeitszeiten verglichen.
  • Wer den Urlaubsplaner verwendet, bei dem prüft Crewmeister zusätzlich noch ob Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheiten vorliegen und bucht automatisch entsprechende Zeiten ein.
  • Auch die hinterlegten Feiertage werden bei der Berechnung des Zeitkontos automatisch berücksichtigt.
  • Wer im Urlaubsplaner einen Tag Freizeitausgleich hinterlegt reduziert hierdurch sein Zeitkonto.
  • Auch Korrekturbuchungen und Auszahlungen der Überstunden beeinflussen das Zeitkonto. (Mehr dazu in den Punkten 2 und 3 dieses Artikels)
Im Zeitkonto verbucht Crewmeister all diese Zeitbuchungen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Dies erlaubt Ihnen sich den Zeitkontostand eines jeden Mitarbeiters zu jedem Tag in der Vergangenheit anzeigen zu lassen.


Wie kann der Zeitkontostand zu einem bestimmten Datum eingesehen werden?

  1. Gehen Sie in die Zeiterfassung und wählen über das Datumsfeld den Tag aus zu dem Sie das Zeitkonto eines Mitarbeiters einsehen möchten.


  2. Klicken Sie in der Liste der Mitarbeiter einmal auf die Zeile des Kollegen dessen Zeitkontostand Sie abfragen möchten.

  3. Nun sehen Sie den Zeitkontostand, den dieser Mitarbeiter zum Ende des ausgewählten Tag hatte. 



Wie kann das Zeitkonto korrigiert werden?

Eine Korrektur des Zeitkontos ist z.B. nötig wenn
  • Sie zu Beginn der Nutzung den alten Zeitkontostand des Mitarbeiter als Saldenübertrag in Crewmeister übertragen möchten.
  • Sie Überstunden, die verfallen sind vom Zeitkonto abziehen möchten
  • Oder anderweitig dem Mitarbeiter den Zeitkontostand verkleinern oder vergrößern möchten.
Eine Korrektur des Zeitkontos muss dabei immer an einen festen Tag geheftet werden. Nur so kann Crewmeister den Zeitkontostand auch rückwirkend immer korrekt berechnen und anzeigen.

Um eine solche Korrektur vorzunehmen wechseln Sie im ersten Schritt in der Zeiterfassung zu dem Tag für den Sie die Korrektur vornehmen möchten und klicken einmal auf den entsprechenden Mitarbeiter.

Nun sieht man alle Zeitbuchungen die an diesem Tag das Zeitkonto beeinflusst haben. An dieser Stelle kann das Zeitkonto nun korrigiert werden: 


Hier geben Sie nun die Anzahl an Stunden an, die Sie korrigieren möchten. Ein positiver Wert erhöht dabei den Kontostand und ein negativer Wert reduziert ihn.
  • Beispiel 1: Sie wechseln zum 01.Januar 2020 von ihrer alten Excel-Zeiterfassung zu Crewmeister. Der Mitarbeiter Hannes Winkler hatte zum Wechsel 42,5 Überstunden. So tragen Sie jetzt am 01. Januar 2020 bei Hannes Winkler eine Korrektur des Zeitkontos von +42 Stunden 30 Minuten ein.
  • Beispiel 2: Bei unserem Beispielunternehmen dürfen pro Monat in Summe nicht mehr als 30 Überstunden gemacht werden.
    Am 30. April 2020 hat Hannes Winkler einen Zeitkontostand von 52 Stunden 41 Minuten. Ende April hat Herr Winkler ein Saldo von 97 Stunden 52 Minuten. Im April werden ihm insgesamt 45 Stunden 11 Minuten Überstunden gutgeschrieben. Da pro Monat maximal 30 Überstunden gutgeschrieben werden dürfen, verfallen die zusätzlichen 15 Stunden 11 Minuten.
    Sie tragen daher am 30. April 2018 bei Hannes Winkler eine Korrektur von -15 Stunden 11 Minuten ein.


Wie hinterlege ich bei einem Mitarbeiter eine finanzielle Auszahlung des Zeitkontos?


In vielen Unternehmen werden Überstunden nicht nur abgefeiert, sondern hin und wieder zusätzlich zum fixen Gehalt ausgezahlt oder das Konto wird von vorn herein als Arbeitszeitkonto geführt. 
In diesem Fall muss natürlich auch das Zeitkonto in Crewmeister angepasst werden. Damit die Reduzierung des Kontos richtig zugeordnet werden kann, muss die Auszahlung der Stunden zu einem bestimmten Stichtag in Crewmeister hinterlegt werden.

Um eine solche Auszahlung vorzunehmen, wechseln Sie im ersten Schritt in der Zeiterfassung zu dem Tag für den Sie die Auszahlung vornehmen möchten und klicken einmal auf den entsprechenden Mitarbeiter.

Nun sieht man alle Zeitbuchungen die an diesem Tag das Zeitkonto beeinflusst haben. An dieser Stelle kann nun die Auszahlung der Stunden im Zeitkonto vermerkt werden:


Nach der Auszahlung wird das Zeitkonto automatisch neu berechnet.

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