Das Zeitkonto
Über das Zeitkonto zeigt Crewmeister stets den Zeitkontostand und die Überstunden eines jeden Mitarbeiters an. Dabei sollten jedoch einige Details beachtet werden.
Wie wird das Zeitkonto berechnet?
Die Berechnung des Zeitkontos basiert auf den Sollarbeitsstunden die Sie in den Zeitregeln hinterlegen können.
- Die Sollarbeitsstunden werden mit den erfassten Arbeitszeiten gegen gerechnet.
- Bei Abwesenheiten wie Urlaube oder Krankheiten werden bei hinterlegten Sollstunden automatisch Gegenbuchungen erstellt.
- Die hinterlegten Feiertage werden bei der Berechnung des Zeitkontos automatisch berücksichtigt.
- Hinterlegen Sie bei einem Mitarbeiter einen Tag Freizeitausgleich, reduzieren Sie hierdurch sein Zeitkonto.
- Korrekturbuchungen und Auszahlungen der Überstunden beeinflussen das Zeitkonto. (Mehr dazu in den Punkten 2 und 3 dieses Artikels)
Im Zeitkonto verbucht Crewmeister all diese Zeitbuchungen für jeden einzelnen Mitarbeiter. Dies erlaubt Ihnen sich den Zeitkontostand eines jeden Mitarbeiters zu jedem Tag in der Vergangenheit anzeigen zu lassen.
Wie kann der Zeitkontostand zu einem bestimmten Datum eingesehen werden?
- Gehen Sie in die Zeiterfassung und wählen über das Datumsfeld den Tag aus zu dem Sie das Zeitkonto eines Mitarbeiters einsehen möchten.
- Klicken Sie auf Konto um in die Ansicht des Zeitkontos zu wechseln.
- Auf der rechten Seite wird Ihnen das Zeitkonto der Mitarbeiter angezeigt.
Wie kann das Zeitkonto korrigiert werden?
Eine Korrektur des Zeitkontos ist z.B. nötig wenn
- Sie zu Beginn der Nutzung den alten Zeitkontostand des Mitarbeiter als Saldenübertrag in Crewmeister übertragen möchten.
- Sie Überstunden, die verfallen sind vom Zeitkonto abziehen möchten
- Oder anderweitig dem Mitarbeiter den Zeitkontostand verkleinern oder vergrößern möchten.
Eine Korrektur des Zeitkontos muss dabei immer an einen festen Tag geheftet werden. Nur so kann Crewmeister den Zeitkontostand auch rückwirkend immer korrekt berechnen und anzeigen.
Um eine solche Korrektur vorzunehmen wechseln Sie in der Zeiterfassung zu dem Tag für den Sie die Korrektur vornehmen möchten und klicken einmal auf den entsprechenden Mitarbeiter.
Nun sieht man alle Zeitbuchungen die an diesem Tag das Zeitkonto beeinflusst haben, sowie unterhalb das Zeitkonto für diesen Tag.
Hier geben Sie die Anzahl an Stunden an, die Sie korrigieren möchten. Ein positiver Wert erhöht dabei den Kontostand und ein negativer Wert reduziert ihn.
Um den Grund der Auszahlung zu dokumentieren, können Sie im aufgehenden Feld unter der Auszahlung eine Notiz hinterlegen.
Nach der Korrektur wird das Zeitkonto automatisch neu berechnet.
Wie hinterlege ich bei einem Mitarbeiter eine finanzielle Auszahlung des Zeitkontos?
In vielen Unternehmen werden Überstunden nicht nur abgefeiert, sondern hin und wieder zusätzlich zum fixen Gehalt ausgezahlt oder das Konto wird von vorn herein als Arbeitszeitkonto geführt.
In diesem Fall muss natürlich auch das Zeitkonto in Crewmeister angepasst werden. Damit die Reduzierung des Kontos richtig zugeordnet werden kann, muss die Auszahlung der Stunden zu einem bestimmten Stichtag in Crewmeister hinterlegt werden.
Um eine solche Auszahlung vorzunehmen, wechseln Sie in der Zeiterfassung zu dem Tag für den Sie die Auszahlung vornehmen möchten und klicken einmal auf den entsprechenden Mitarbeiter.
Nun sieht man alle Zeitbuchungen die an diesem Tag das Zeitkonto beeinflusst haben, sowie unterhalb das Zeitkonto für diesen Tag.
An dieser Stelle kann nun die Auszahlung der Stunden im Zeitkonto vermerkt werden. Um den Grund der Auszahlung zu dokumentieren, können Sie im aufgehenden Feld unter der Auszahlung eine Notiz hinterlegen.
Nach der Auszahlung wird das Zeitkonto automatisch neu berechnet.
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