5. Schritt: Urlaubsplaner: Die Konfiguration in Crewmeister

Bevor Sie mit Crewmeister starten, empfehlen wir Ihnen, den Crewmeister Urlaubsplaner zu konfigurieren. Beginnen Sie mit der Vergabe des Jahresurlaubs für Ihre Mitarbeiter. Der Jahresurlaub jedes Mitarbeiters muss zu Beginn individuell im System hinterlegt werden. Der Resturlaub aus dem Vorjahr wird automatisch für die Folgejahre übernommen, sobald er einmal im System hinterlegt ist.

Jahresurlaub hinterlegen

Um den Jahresurlaub für das aktuelle Jahr in Crewmeister korrekt zu hinterlegen, verwenden Sie als Referenzdatum den ersten Arbeitstag des Mitarbeiters, an dem Ihr Mitarbeiter in Crewmeister angefangen hat zu stempeln bzw. anfangen soll zu stempeln. Angenommen, der Mitarbeiter beginnt am 01.05. eines Jahres seine Arbeitszeit mit Crewmeister zu stempeln. Zu diesem Datum müssen Sie den Urlaubsanspruch in Tagen eintragen, wobei bereits genommene Urlaubstage bis zu diesem Zeitpunkt berücksichtigt werden. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Jahresurlaubsanspruch von 30 Tagen hat und bis zum 01.05. bereits 5 Urlaubstage genommen hat, müssen Sie 25 Urlaubstage für den Mitarbeiter eintragen.

Für den Resturlaub aus dem Vorjahr müssen Sie den Resturlaubsanspruch des Vorjahres auf den Urlaubsanspruch des aktuellen Jahres addieren. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel noch 3 Resturlaubstage aus dem Vorjahr hat, hat er für das aktuelle Jahr insgesamt 25+3=28 Urlaubstage. Diese müssen entsprechend im System für das aktuelle Jahr hinterlegt werden, wenn Sie mit Crewmeister starten.

Feiertage in Crewmeister hinterlegen

Hierdurch können Sie die Feiertage für alle Mitarbeiter in Crewmeister hinterlegen.

Wenn Sie Feiertage in den Zeiteinstellungen festlegen, bedeutet das, dass an diesen Tagen in der Zeiterfassung automatisch die geplanten Arbeitstunden im Zeitkonto gutgeschrieben werden.

Vorausschauend planen: Genehmigte Urlaube des aktuellen Jahres eintragen

Zusätzlich zum Urlaubsanspruch empfehlen wird, dass Sie bereits genehmigte und geplante Abwesenheiten wie Urlaube für das aktuelle Jahr für sich selbst oder Ihre Mitarbeiter in den Urlaubsplaner eintragen. Dies ist besonders wichtig, wenn diese Abwesenheiten in der Zukunft liegen. Das Hinterlegen der Abwesenheiten muss manuell vorgenommen werden.

Der Urlaub Ihres Mitarbeiters ist nun im System hinterlegt.

Sobald Crewmeister für Ihr Unternehmen fertig eingerichtet ist, empfehlen wir Ihnen, dass Ihre Mitarbeiter selbstständig Urlaubsanträge stellen und Sie diese dann nur noch genehmigen oder ablehnen müssen. Auf diese Weise sparen Sie sich Arbeit und Zeit.

Ausführlichere Informationen zum “Urlaubsplaner” finden Sie in unserem Handbuch!