7. Schritt: Mit allen Mitarbeitern loslegen – darauf gilt es zu achten!
Wenn Sie alle bisherigen Schritte abgeschlossen haben, sind Sie bereit, die Crewmeister-Zeiterfassung mit allen Mitarbeitern zu starten. Hier sind noch ein paar Tipps, um einen reibungslosen Einstieg sicherzustellen:
1. Testen mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern: Bevor Sie alle Mitarbeiter an Bord holen, testen Sie Crewmeister mit einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern. Das hilft Ihnen zu erkennen, wo es bei Ihren Mitarbeitern noch Unklarheiten gibt und welche Frage noch beantwortet werden müssen.
2. Mitarbeiterpräsentation: Präsentieren Sie Crewmeister Ihren Mitarbeitern und erklären Sie die Vorteile der neuen Zeiterfassungslösung, wie z. B. die transparente Erfassung von Arbeitszeiten inklusive aller Überstunden, das einfache Einreichen von digitalen Urlaubsanträgen über die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App und die Möglichkeit, den eigenen Zeitkontostand jederzeit in der App einsehen zu können. Stellen Sie sicher, dass sie sich abgeholt fühlen und verstehen, wie sie von der Verwendung von Crewmeister profitieren.
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, welche Schritte sie durchführen müssen, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Gerne unterstützen wir Sie dabei: Wir stellen Ihnen kostenlos eine PDF-Anleitung zur Verfügung, die auf Ihren Anwendungsfall zugeschnitten ist. Diese Anleitung können Sie an Ihre Mitarbeiter weiterleiten. Damit wir die Anleitung mit Ihnen zusammen erstellen können, rufen Sie uns gerne unter +49 89 215 368 470 an oder buchen Sie sich hier einen Beratungstermin.
4. Freiheit bei der Art der Zeiterfassung: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, die für sie passende Form der Zeiterfassung auszuwählen – für manche ist beispielsweise das Stempeln am Terminal einfacher, für manche das Stempeln über die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App. Wichtig ist dabei jedoch: Ihre Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeiten nicht zu weit in der Vergangenheit manuell bearbeiten dürfen. Stellen Sie sicher, dass Arbeitszeiten in der Regel direkt am Arbeitstag selbst und nicht erst nachträglich erfasst werden. Wenn eine Stempelung versehentlich vergessen wurde, können Sie das nachträgliche Bearbeiten von Arbeitszeiten für einen kurzen Zeitraum erlauben. Das Ziel ist aber immer eine tagesaktuelle Zeiterfassung!
5. Durchspielen von Krankheits- und Urlaubsanträgen: Nehmen Sie sich Zeit, um mit Ihren Mitarbeitern Krankheits- und Urlaubsanträge durchzuspielen. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Krankheits- und Urlaubsanträge stellen und genehmigen bzw. lehnen Sie diese jeweils ab. Überprüfen Sie, ob sich genehmigte Urlaubsanträge korrekt auf die noch verfügbaren Urlaubstage der Mitarbeiter auswirken.
6. Klare Standards setzen: Setzen Sie klare Erwartungen und Standards für die Nutzung von Crewmeister. Seien Sie konsequent und reagieren Sie auf Unregelmäßigkeiten oder Missbrauch.
7. Anreize für Mitarbeiter: Überlegen Sie, welche Anreize Sie Ihren Mitarbeiter anbieten können, damit sie gerade zu Beginn dazu motiviert werden, Crewmeister sorgfältig zu nutzen.
Wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert, zögern Sie nicht, Hilfe bei der Einrichtung von Crewmeister zu suchen. Unsere Einrichtungsberater stehen Ihnen zur Seite und unterstützen Sie gerne.