Der neue Excel-Export – mit einem Klick, die erfassten Stunden herunterladen

Warum wurde der Excel-Export überarbeitet?

Damit Sie sich beim Herunterladen der erfassten Stunden Zeit und Arbeit sparen!

Ab sofort können Sie

mit einem einzigen Klick die Zeiten aller Mitarbeiter oder Zeitkategorien herunterladen.
alle Arbeits- und Projektzeiten für die letzten zwölf Monate exportieren.
Zeitkategorien noch flexibler auswerten.

Was sollte ich beachten?

Alle wichtigen Informationen finden Sie in dieser Anleitung.
Probieren Sie den neuen Excel-Export gerne direkt einmal aus.
So sind Sie perfekt vorbereitet, wenn Sie am nächsten Monatsanfang Ihre Stunden aus Crewmeister herunterladen.

Die heruntergeladene Excel-Datei sieht genauso aus, wie Sie es bisher gewohnt sind – nur das Herunterladen geht jetzt einfacher!

Wie funktioniert der neue Excel-Export?

1. Schritt: Zeitraum auswählen

Es ist mit dem neuen Excel-Export möglich, die Zeiten aller Mitarbeiter oder Zeitkategorien für die letzten zwölf Monate in einem Export herunterzuladen.

Öffnen Sie die Zeitauswertung.
Wählen Sie wie gewohnt den Zeitraum aus, für den Sie die erfassten Stunden herunterladen möchten.

2. Schritt: Mitarbeiter oder Zeitkategorien auswählen

Entweder: Setzen Sie auf der linken Seite einen Haken bei denjenigen Mitarbeitern oder Zeitkategorien, für die Sie die Stunden exportieren möchten.
Oder: Setzen Sie einen Haken ganz oben, um alle Mitarbeiter oder Zeitkategorien auszuwählen.

3. Schritt: Export anfordern

Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche "Herunterladen".
Entweder: Wenn Sie nur einen Mitarbeiter oder eine Zeitkategorie ausgewählt haben, genügt dieser Klick auf "Herunterladen".
Oder: Wenn Sie mehrere Mitarbeiter oder Zeitkategorien ausgewählt haben, wählen Sie bitte zwischen "ZIP-Datei herunterladen" und "Excel-Datei herunterladen" aus.

Klicken Sie auf "ZIP-Datei herunterladen", um für jeden Mitarbeiter oder jede Zeitkategorie eine eigene Excel-Datei zu erstellen.

Klicken Sie auf "Excel-Datei herunterladen", um eine einzige Excel-Datei zu erstellen, in der die Stunden aller angeklickten Mitarbeiter oder Zeitkategorien aufgelistet sind.

4. Schritt: Export herunterladen

Wir bitten Sie um etwas Geduld, bis der Export erstellt ist. Insbesondere wenn viele Nutzer gleichzeitig einen Export anfordern (zum Beispiel am Anfang eines Monats), kann es zu kurzen Wartezeiten kommen. Wir geben Ihnen auf jeden Fall Bescheid, sobald der Export zur Verfügung steht!

Sie erhalten eine Benachrichtigung in Crewmeister, die Sie über die Glocke in der rechten oberen Ecke ansehen können.
Zusätzlich erhalten Sie eine E-Mail von uns mit dem Excel-Export als Anhang, falls Ihre E-Mail-Adresse in Crewmeister hinterlegt ist.
Klicken Sie auf die Glocke oder auf den Link in der E-Mail, um die Benachrichtigung in Crewmeister anzusehen.
Klicken Sie anschließend auf die Benachrichtigung, um den Export herunterzuladen.
Sie können den Export drei Tage lang herunterladen. Wenn Sie die Datei nach dem dritten Tag herunterladen möchten, bitten wir Sie, den Export neu zu erstellen.

Wofür gibt es die Schaltfläche "Daten aktualisieren"?

Wenn Sie Mitarbeiter oder Zeitkategorien auswählen und die Zeiten direkt im Diagramm oder in der Tabelle anschauen möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Daten aktualisieren" auf der rechten Seite, damit sich das Diagramm und die Tabelle anpassen.

Probieren Sie den neuen Excel-Export gerne direkt einmal aus! Dann sind Sie perfekt vorbereitet, bevor Sie am nächsten Monatsanfang Stunden aus Crewmeister herunterladen.

Zusätzliche Informationen

Wie kann ich die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten?

Klicken Sie auf Ihr Profilbild rechts oben neben "Abmelden".
Im Bereich "Neuigkeiten" klicken Sie auf den orangen Briefumschlag in der Zeile "Zeitauswertung", sodass er grau angezeigt wird.
Klicken Sie anschließend auf "Speichern".

Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren, werden Sie nur noch über die Glocke in der rechten oberen Ecke benachrichtigt, sobald ein Export erstellt worden ist. Klicken Sie auf die Glocke und anschließend auf die Benachrichtigung, um den Export herunterzuladen.

Was ist eine ZIP-Datei?

Wenn Sie "ZIP-Datei herunterladen" auswählen, werden alle einzelnen Excel-Dateien in einer sogenannten ZIP-Datei zur Verfügung gestellt.
Eine ZIP-Datei ist eine Art “Container”, in dem die Excel-Dateien platzsparend zusammengefasst werden.
Nach dem Herunterladen können Sie die gesamte ZIP-Datei mit allen Excel-Dateien für die einzelnen Mitarbeiter und Zeitkategorien darin an Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung weitergeben.
Oder Sie können die ZIP-Datei in eine normale Datei umwandeln, wenn Sie die Daten bearbeiten wollen.

ZIP-Datei umwandeln mit Windows:

Suchen Sie nach dem Export die heruntergeladene ZIP-Datei auf Ihrem Computer. Häufig finden Sie diese im Ordner “Downloads”.
Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick.
Klicken Sie unterhalb der einzelnen Dateien auf die rechte Maustaste.
Wählen Sie im Menü “Alle extrahieren…”.
Geben Sie an, wo auf Ihrem Computer Sie die Datei speichern möchten.
Klicken Sie in der rechten unteren Ecke des Fensters auf “Extrahieren”.

ZIP-Datei umwandeln mit macOS (Apple):

Suchen Sie nach dem Export die heruntergeladene Datei auf ihrem Computer. Häufig finden Sie diese im Ordner “Downloads”.
Machen Sie einen Doppelklick auf die ZIP-Datei. Es entsteht automatisch ein neuer Ordner, der alle Excel-Dateien einzeln enthält.

Der neue Excel-Export steht Ihnen im Rahmen des Pakets Zeiterfassung selbstverständlich ohne zusätzlichen Aufpreis zur Verfügung.

Sie haben Fragen zum neuen Excel-Export oder möchten uns Feedback geben? Melden Sie sich gerne unter +49 89 215 368 470 bei unserem Kundenservice oder erstellen Sie hier ein neues Ticket über das Online-Handbuch.