Excel Export mit Crewmeister

Excel-Export


Über den Excel-Export können die erfassten Arbeitszeiten heruntergeladen werden, um sie beispielsweise dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen, Rechnungen zu schreiben oder die Lohnabrechnung durchzuführen.


Wie können Sie einen Excel-Export durchführen?

1. Schritt: Zeitraum auswählen

  1. Öffnen Sie die Zeitauswertung (drittes Symbol von links in der orangen Zeile ganz oben am Bildschirmrand).
  2. Wählen Sie am oberen Bildschirmrand aus, für welchen Zeitraum die erfassten Stunden exportiert werden sollen. Es ist maximal möglich, die erfassten Zeiten der letzten 12 Monate herunterzuladen.



2. Schritt: Mitarbeiter oder Zeitkategorien auswählen

  1. Wählen Sie auf der linken Seite des Bildschirms aus, ob Zeiten nach Mitarbeitern oder nach Zeitkategorien (zum Beispiel für bestimmte Projekte oder Kunden) exportiert werden sollen.
  2. Entscheiden Sie sich, ob nur aktivierte oder alle (also auch deaktivierte und damit nicht mehr aktuelle) Mitarbeiter oder Zeitkategorien berücksichtigt werden sollen.



  3. Setzen Sie auf der linken Seite einen Haken bei denjenigen Mitarbeitern oder Zeitkategorien, für die Sie die Stunden exportieren möchten.
    Oder setzen Sie einen Haken ganz oben, um alle Mitarbeiter oder Zeitkategorien auszuwählen.



3. Schritt: Export anfordern

  1. Klicken Sie auf der rechten Seite auf die Schaltfläche "Herunterladen".
  2. Entweder: Wenn Sie nur einen Mitarbeiter oder eine Zeitkategorie ausgewählt haben, genügt dieser Klick auf "Herunterladen".
    Oder: Wenn Sie mehrere Mitarbeiter oder Zeitkategorien ausgewählt haben, wählen Sie bitte zwischen "ZIP-Datei herunterladen" und "Excel-Datei herunterladen" aus.
Klicken Sie auf "ZIP-Datei herunterladen", um für jeden Mitarbeiter oder jede Zeitkategorie eine eigene Excel-Datei zu erstellen.
Klicken Sie auf "Excel-Datei herunterladen", um eine einzige Excel-Datei zu erstellen, in der die Stunden aller angeklickten Mitarbeiter oder Zeitkategorien aufgelistet sind.



4. Schritt: Export herunterladen

Wir bitten Sie um etwas Geduld, bis der Export erstellt ist. Insbesondere wenn viele Nutzer gleichzeitig einen Export anfordern (zum Beispiel am Anfang eines Monats), kann es zu kurzen Wartezeiten kommen. Wir geben Ihnen auf jeden Fall Bescheid, sobald der Export zur Verfügung steht!
  1. Sie erhalten eine Benachrichtigung in Crewmeister, die Sie über die Glocke in der rechten oberen Ecke ansehen können.
  2. Zusätzlich bekommen Sie eine E-Mail von uns, falls Ihre E-Mail-Adresse in Crewmeister hinterlegt ist.
  3. Klicken Sie auf die Glocke oder auf den Link in der E-Mail, um die Benachrichtigung anzusehen. 
  4. Klicken Sie anschließend auf die Benachrichtigung, um den Export herunterzuladen.
  5. Sie können den Export drei Tage lang herunterladen. Wenn Sie die Datei nach dem dritten Tag herunterladen möchten, bitten wir Sie, den Export neu zu erstellen.



Wofür gibt es die Schaltfläche "Daten aktualisieren"?
Wenn Sie Mitarbeiter oder Zeitkategorien auswählen und die Zeiten direkt im Diagramm oder in der Tabelle anschauen möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Daten aktualisieren" auf der rechten Seite, damit sich das Diagramm und die Tabelle anpassen.



Zusätzliche Informationen

Wie kann ich die E-Mail-Benachrichtigungen ausschalten?

  1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild rechts oben neben "Abmelden".
  2. Im Bereich "Neuigkeiten" klicken Sie auf den orangen Briefumschlag in der Zeile "Zeitauswertung", sodass er grau angezeigt wird.
  3. Klicken Sie anschließend auf "Speichern".



Wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung deaktivieren, werden Sie nur noch über die Glocke in der rechten oberen Ecke benachrichtigt, sobald ein Export erstellt worden ist. Klicken Sie auf die Glocke und anschließend auf die Benachrichtigung, um den Export herunterzuladen.

Was ist eine ZIP-Datei?

  1. Wenn Sie "ZIP-Datei herunterladen" auswählen, werden alle einzelnen Excel-Dateien in einer sogenannten ZIP-Datei zur Verfügung gestellt.
  2. Eine ZIP-Datei ist eine Art “Container”, in dem die Excel-Dateien platzsparend zusammengefasst werden.
  3. Nach dem Herunterladen können Sie die gesamte ZIP-Datei mit allen Excel-Dateien für die einzelnen Mitarbeiter und Zeitkategorien darin an Ihre Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung weitergeben.
  4. Oder Sie können die ZIP-Datei in eine normale Datei umwandeln, wenn Sie die einzelnen Stundentabellen ansehen, bearbeiten oder auswerten wollen.
ZIP-Datei umwandeln mit Windows:
  1. Suchen Sie nach dem Export die heruntergeladene ZIP-Datei auf Ihrem Computer. Häufig finden Sie diese im Ordner “Downloads”.
  2. Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick.
  3. Klicken Sie unterhalb der einzelnen Dateien auf die rechte Maustaste.
  4. Wählen Sie im Menü “Alle extrahieren…”.
  5. Geben Sie an, wo auf Ihrem Computer Sie die Datei speichern möchten.
  6. Klicken Sie in der rechten unteren Ecke des Fensters auf “Extrahieren”.



ZIP-Datei umwandeln mit macOS (Apple):
  1. Suchen Sie nach dem Export die heruntergeladene Datei auf Ihrem Computer. Häufig finden Sie diese im Ordner “Downloads”.
  2. Machen Sie einen Doppelklick auf die ZIP-Datei. Es entsteht automatisch ein neuer Ordner, der alle Excel-Dateien einzeln enthält.

Unterschiedliche Arbeitsblätter im Crewmeister Excel-Export

Alle Excel-Dateien, die von Crewmeister erstellt werden, haben drei Arbeitsblätter:

  1. Arbeitszeiten pro Tag
  2. Alle Zeitstempelungen
  3. Rohdaten
Sie können in der linken unteren Ecke Ihres Bildschirms zwischen den drei Arbeitsblättern wechseln.

1. Arbeitsblatt: Arbeitszeiten pro Tag 

In diesem Arbeitsblatt wird pro Mitarbeiter pro Tag eine Zeile angezeigt. Hat ein Mitarbeiter an einem Tag mehrmals ein- und ausgestempelt, werden diese Stempelungen in einer Zeile summiert. Diese Darstellung ist vor allem für Lohnabrechnungen hilfreich. 



2. Arbeitsblatt: Alle Zeitstempelungen

In diesem Arbeitsblatt werden die Stempelungen für jeden einzelnen Tag nicht summiert. Stattdessen finden Sie in diesem Arbeitsblatt eine Auflistung aller durchgeführten Stempelungen – wenn ein Mitarbeiter mehrmals an einem Tag gestempelt hat, gibt es für jede Stempelung eine eigene Zeile.

So kann zum Beispiel leichter nachvollzogen werden, auf welche Zeitkategorie sich ein Mitarbeiter wie lange eingestempelt hat.




3. Arbeitsblatt: Rohdaten

Ähnlich wie das Arbeitsblatt "Alle Zeitstempelungen" listet das Arbeitsblatt "Rohdaten" alle erfassten Zeitstempelungen auf. Der Unterschied ist jedoch, dass die Daten in diesem Arbeitsblatt nicht formatiert, sondern in ihrer Rohfassung zur Verfügung gestellt werden. So eignen sich die Daten in diesem Arbeitsblatt besonders gut, wenn Sie die Daten nach dem Export mit anderen Programmen weiterverarbeiten wollen.

Falls bei einer Stempelung Standortdaten erfasst worden sind, tauchen die entsprechenden Koordinaten als Längen- und Breitengrad in diesem Arbeitsblatt auf.




Ihre Frage wurde nicht beantwortetKontaktieren Sie uns per E-Mail oder rufen Sie unseren technischen Support an: 089/215 368 470.


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