Konfiguration der Zeiterfassung und Standorterfassung

3. Konfiguration der Zeiterfassung und Standorterfassung

Mit wenigen einfachen Schritten können Sie die Zeiterfassung in Crewmeister auf Ihre persönlichen Wünsche anpassen. Die entsprechende Einstellung findet man im Reiter Zeiterfassung.

Einschränkung der Zeiterfassung auf Gerätetypen

Bei Crewmeister kann man das Stempeln von Arbeitszeiten auf bestimmte Gerätetypen einschränken.
Standardmäßig sind alle Gerätetypen jedoch aktiviert. Mitarbeiter können dann frei wählen wie sie ihre Arbeitszeiten erfassen möchten.

Dabei kann zwischen 3 Gerätetypen unterschieden werden:

"Crewmeister für Mitarbeiter"-App

Ist die Zeiterfassung über die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App aktiviert, können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten per Smartphone stempeln, indem sie die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App verwenden.
Ist diese Einstellung deaktiviert, so ist die Stempeluhr für die Mitarbeiter sowohl über die App als auch den mobilen Browser deaktiviert.

Terminal

Das Crewmeister Terminal zur Zeiterfassung eignet sich für jedes Unternehmen bei dem mehrere Mitarbeiter über ein Gerät ihre Arbeitszeiten erfassen sollen. Hier gibt es mehr Informationen zum Crewmeister Terminal.
Ist die Zeiterfassung über das Terminal aktiviert können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über das aktivierte Terminal stempeln.
Ist die Zeiterfassung über das Terminal deaktiviert, können die Mitarbeiter über diesen Gerätetyp keine Arbeitszeiten stempeln.

Andere Geräte

Alle anderen Geräte sind bei Crewmeister vor allem Desktopcomputer die nicht für das Terminal freigeschalten sind.
Ist Zeiterfassung über diesen Gerätetyp erlaubt, können die Mitarbeiter über jeden Desktop-Computer mit Internetverbindung über die Browser-Anwendung die Arbeitszeiten stempeln.
Ist diese Option deaktiviert, können Mitarbeiter mit einem normalen Desktop Computer keine Arbeitszeiten stempeln.



Arbeitszeiten rückwirkend eintragen oder verändern

Wie lange sollen Mitarbeiter Zeitstempelungen rückwirkend selber bearbeiten dürfen?
Als Standardeinstellung können Mitarbeiter erfasste Zeiten bearbeiten die maximal 31 Tage alt sind. So können Sie sicherstellen, dass weit in der Vergangenheit erfasste Arbeitszeiten nicht mehr geändert werden.
  • Die Anzahl an Tagen können Sie zwischen 1-31 Tage frei auswählen.
  • Wenn Sie wünschen dass der Mitarbeiter  nur die erfassten Zeiten des heutigen Tages ändern kann wählen Sie, die von Heute sind, aus
    Ihr Vorteil: Der Mitarbeiter kann z.B. einen versehentlich eingetragenes Ausstempeln direkt selber ändern und muss sich nicht bei seinem Vorgesetzten melden.
  • Wenn es Mitarbeitern erlaubt sein soll, die eigenen erfassten Zeiten unabhängig des Zeitpunkts rückwirkend bearbeiten zu können, wählen Sie Ohne Einschränkung aus.
  • Wenn es Mitarbeitern gar nicht erlaubt sein soll Arbeitszeiten rückwirkend selber zu bearbeiten, kann das Häkchen einfach entfernt werden







Sollen Mitarbeiter neue Zeiten komplett manuell eintragen dürfen?
Als Standardeinstellung können Mitarbeiter neue Arbeitszeiten bis zu 31 Tage rückwirkend in Ihren Stundenzettel eintragen. So können Sie sicherstellen dass nicht zu weit in der Vergangenheit noch neue Arbeitszeiten hinzugefügt werden. Diese Einstellung kann aber auch einfach an Ihre Bedürfnisse angepasst werden:
  • Die Anzahl an Tagen können Sie zwischen 1-31 Tage frei auswählen.
  • Wenn es Mitarbeitern erlaubt sein soll, neue Arbeitszeiten für sich unendlich in die Vergangenheit eintragen zu können, wählen Sie Ohne Einschränkung aus
  • Wenn es Mitarbeitern gar nicht erlaubt sein soll Arbeitszeiten für sich selber manuell einzutragen, kann das Häkchen einfach entfernt werden.
    In diesem Fall kann der Mitarbeiter seine Arbeitszeiten und Pausen nur durch das Ein- und Ausstempeln in Echtzeit erfassen



Zeiterfassung mit oder ohne Standorterfassung

Ist die Standorterfassung aktiviert, wird bei jedem Stempeln der Standort des Mitarbeiters erfasst. 

Als Standardeinstellung wird der Standort des Mitarbeiters nicht erfasst.
Wenn Sie den Standort Ihres Mitarbeiters erfassen möchten, haben Sie zwei Optionen:

  1. Mit Standorterfassung, wenn verfügbar
    Das Gerät versucht in diesem Fall bei jeder Stempelung den Standort zu ermitteln. Nicht immer kann das Gerät jedoch den aktuellen Standort genau bestimmen. Ist diese Einstellung gewählt, kann sich der Mitarbeiter auch einstempeln wenn er gerade keinen ausreichenden GPS-Empfang hat um eine Position zu erfassen.

  2. Nur mit Standorterfassung
    Ist diese Einstellung gewählt, kann sich der Mitarbeiter nur einstempeln, wenn das System in diesem Moment einen genauen Standort des Mitarbeiters identifizieren kann. Ist die Position zu ungenau kann keine Stempelung vorgenommen werden.
Die  gewünscht Standorteinstellungen kann für jeden Gerätetyp individuell eingestellt werden 
Beliebte Einstellung: 
Sie können die Standorterfassung für das Stempeln per "Crewmeister für Mitarbeiter"-App aktivieren und für den Terminal deaktivieren.

Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter

Alle Einstellungen zur Zeit- und Standorterfassung gelten automatisch für alle Mitarbeiter.
Haben Sie jedoch bestimmte Mitarbeiter für die andere Einstellungen gelten sollen, können Sie für diese Mitarbeiter Ausnahmen erstellen.


Beispiel:
Der Großteil Ihrer Mitarbeiter erfasst die Arbeitszeit über das Crewmeister Terminal. Die Zeiterfassung über andere Geräte oder die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App ist genauso deaktiviert wie die Standorterfassung.
 Jedoch haben Sie 3 Mitarbeiter, die als Monteure die Arbeitszeiten auch mobil erfassen. Sie können für diese Monteure nun auch die Erfassung per "Crewmeister für Mitarbeiter"-App inkl. Standorterfassung aktivieren. 


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