Schichtbewerbungen mit Crewmeister

Schichtbewerbungen nutzen – so schreibt sich der perfekte Schichtplan wie von selbst

Die neue Funktion – in 100 Sekunden erklärt



Wie helfen mir Schichtbewerbungen bei der Einsatzplanung?

  1. Weniger Aufwand: Sie telefonieren Ihren Mitarbeitern nicht mehr hinterher und fragen, wer wann verfügbar ist – Ihre Mitarbeiter bewerben sich mit einem Klick in der App "Crewmeister für Mitarbeiter" auf offene Schichten.
  2. Zufriedene Mitarbeiter: Ihre Mitarbeiter werden in den Prozess der Schichtplanung eingebunden – so sind am Ende alle mit dem Ergebnis zufrieden und nachträgliche Änderungen am Schichtplan werden überflüssig.
  3. Volle Kontrolle: Wer sich auf welche Schicht bewerben kann, entscheiden Sie – und wem die Schicht am Ende tatsächlich zugewiesen wird, liegt auch in Ihrer Hand.

Wie kann ich meinen Mitarbeitern Schichten anbieten?

1. Schritt: Neue Schicht erstellen

  1. Öffnen Sie Ihren Schichtplaner ().



  2. Bewegen Sie am gewünschten Tag Ihren Mauszeiger in die Zeile "Schichtangebote" und klicken Sie auf das orangene [+]-Zeichen.



2. Schritt: Schichtinformationen eintragen

  1. Geben Sie die Informationen der Schicht (z. B. Schichtbeginn und -ende sowie die Schichtpause) ein.



  2. Klicken Sie noch nicht auf [Speichern].

3. Schritt: Schicht zur Bewerbung freigeben

  1. Wechseln Sie in den Bereich [Schichtangebot].



  2. Hier können Sie genau festlegen, wie die Schichtbewerbung ablaufen soll:



  3. Teams, die sich bewerben können: Hier können Sie ganzen Teams erlauben, sich auf die Schicht zu bewerben.
  4. Mitarbeiter, die sich bewerben können: Hier können Sie einzelnen Mitarbeitern erlauben, sich auf die Schicht zu bewerben.
  5. Bewerbung möglich bis Datum und Uhrzeit: Legen Sie fest, bis zu welchem Tag und welcher Uhrzeit eine Bewerbung möglich ist.
  6. Schichtzuweisung: Bei der Auswahl "First come first serve" wird die Schicht demjenigen Mitarbeiter zugewiesen, der sich als Erster bewirbt. Bei "Manuell" können Sie sich zuerst alle Bewerbungen anschauen und danach entscheiden, wem die Schicht zugewiesen wird.
  7. Schichtveröffentlichung: Wenn Sie sich bei der Art der Schichtzuweisung für "First come first serve" entschieden haben, können Sie in diesem Feld "Automatisch" auswählen – dann wird die Schicht nach der ersten Bewerbung eines Mitarbeiters nicht nur sofort diesem Mitarbeiter zugewiesen, sondern auch automatisch veröffentlicht, sodass der Mitarbeiter über die neue Schicht informiert wird. Wenn Sie die Schichtveröffentlichung auf "Manuell" setzen, erfolgt keine automatische Veröffentlichung der Schicht. Stattdessen können Sie die Schicht von Hand veröffentlichen – erst dann wird der Mitarbeiter über seine neue Schicht informiert. Haben Sie bei der Art der Schichtzuweisung "Manuell" ausgewählt, muss die Schichtveröffentlichung immer "Manuell" erfolgen.

4. Schritt: Speichern und veröffentlichen

  1. Mit einem Klick auf [Speichern] wird das Schichtangebot gespeichert. Vergessen Sie nicht, den Schichtplan anschließend zu veröffentlichen, damit Ihre Mitarbeiter das Schichtangebot sehen und sich darauf bewerben können!



  2. Jetzt werden Ihre Mitarbeiter über das Angebot informiert und können sich ab sofort auf die Schicht bewerben.

Übrigens: Sie können auch eine Schicht zur Bewerbung freigeben, die Sie ursprünglich einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen haben. 
  1. Klicken Sie auf die Schicht eines Mitarbeiters.



  2. Wechseln Sie in den Bereich [Schichtangebot] und aktivieren Sie den Schalter.



  3. Jetzt können Sie festlegen, wie die Schichtbewerbung ablaufen soll.



  4. Klicken Sie auf [Speichern]. Die Schicht wird automatisch von der Zeile des Mitarbeiters in die Zeile "Schichtangebote" verschoben. Vergessen Sie nicht, den Schichtplan anschließend zu veröffentlichen, damit Ihre Mitarbeiter das Schichtangebot sehen und sich darauf bewerben können!



Wie können sich Mitarbeiter auf Schichten bewerben?

Über die "Crewmeister für Mitarbeiter"-App am Smartphone

  1. Je nach Einstellung werden Mitarbeiter per E-Mail und/oder über eine Benachrichtigung auf ihrem Smartphone über ein Schichtangebot informiert.


  2. Durch einen Klick auf die Benachrichtigung öffnet sich das Schichtangebot – jetzt kann sich der Mitarbeiter auf das Schichtangebot bewerben oder das Schichtangebot ablehnen.



  3. Ein kleiner grüner oder roter Daumen zeigt in der Kalenderansicht an, ob man sich auf ein Schichtangebot beworben (grün) oder es abgelehnt (rot) hat.



  4. Wenn man in der Kalenderansicht erneut auf das Schichtangebot klickt, kann man seine bisherige Antwort auf das Schichtangebot löschen bzw. korrigieren.



Am Computer

  1. Je nach Einstellung werden Mitarbeiter per E-Mail und/oder über die Benachrichtigungsglocke informiert, wenn ein neues Schichtangebot verfügbar ist.



  2. Mit einem Klick auf die Benachrichtigung öffnet sich der Schichtplaner. In der Zeile "Schichtangebote" kann man nun das Schichtangebot anklicken und sich entweder auf die Schicht bewerben oder das Schichtangebot ablehnen.



  3. Ein kleiner grüner oder roter Daumen zeigt an, ob man sich auf ein Schichtangebot beworben (grün) oder es abgelehnt (rot) hat.



  4. Wenn man erneut auf das Schichtangebot klickt, kann man seine bisherige Antwort auf das Schichtangebot löschen bzw. korrigieren.



Wie kann ich Bewerbungen auf Schichten genehmigen?

Wenn Sie in den Einstellungen des Schichtangebots die Schichtzuweisung auf "First come first serve" gesetzt haben, ist eine Genehmigung der Bewerbungen nicht notwendig. Die Schicht wird automatisch demjenigen Mitarbeiter zugewiesen, der sich als Erster auf die Schicht bewirbt. Sie müssen den neuen Schichtplan dann nur noch veröffentlichen – außer Sie haben bei der Schichtveröffentlichung "Automatisch" ausgewählt. Dann wird die neue Schicht automatisch nach der ersten Bewerbung veröffentlicht und Ihre Schichtplanung ist abgeschlossen.

1. Schritt: Schicht im Schichtplaner öffnen

Öffnen Sie den Schichtplaner () und wählen Sie das Schichtangebot aus. Übrigens: Wenn bei einem Schichtangebot eine rote Glocke () , bedeutet dies, dass bei diesem Angebot die Bewerbungsfrist für Ihre Mitarbeiter abgelaufen ist – jetzt können Sie die Schicht einem Mitarbeiter zuweisen.



2. Schritt: Antworten der Mitarbeiter öffnen

Klicken Sie auf [Mitarbeiter der Schicht zuweisen].



3. Schritt: Mitarbeiter auswählen

  1. Hier sehen Sie alle Mitarbeiter, die sich entweder auf die Schicht beworben haben oder das Schichtangebot abgelehnt haben.
  2. Setzen Sie einen Haken bei demjenigen Mitarbeiter, dem Sie die Schicht zuweisen möchten. Natürlich ist es auch möglich, die Schicht einem Mitarbeiter zuzuweisen, der sich nicht auf das Schichtangebot beworben oder das Schichtangebot abgelehnt hat.



4. Schritt: Speichern und veröffentlichen

  1. Klicken Sie auf [Speichern].



  2. Vergessen Sie nicht, den Schichtplan anschließend zu veröffentlichen, damit Ihre Mitarbeiter über den neuen Schichtplan informiert werden.

Unser Tipp für Sie: Schichtvorlagen und Schichtbewerbungen kombinieren

Nutzen Sie Schichtvorlagen und Schichtbewerbungen gleichzeitig – und die Schichtplanung wird zum Kinderspiel: Sie können Woche für Woche die passende Vorlage mit allen Schichtangeboten in den Schichtplan kopieren. Ihre Mitarbeiter bewerben sich danach auf die offenen Schichten – und fertig ist der Schichtplan!

1. Schritt: Schichtangebote erstellen

Erstellen Sie in einer Woche alle Schichten, auf die sich Ihre Mitarbeiter bewerben sollen, als Schichtangebote.



2. Schritt: Als Vorlage speichern 

Klicken Sie auf [Weitere Optionen] und anschließend auf [Als Vorlage speichern]. Nun können Sie einen Namen für diese Schichtvorlage vergeben.



3. Schritt: Aus Vorlage kopieren

Wechseln Sie in eine neue Woche, in der Sie Schichten planen möchten. Klicken Sie auf [Weitere Optionen] und danach auf [Aus Vorlage kopieren]. Nun können Sie die abgespeicherte Vorlage auswählen.



4. Schritt: Schichtplan veröffentlichen

Die Schichtangebote werden automatisch in Ihren Schichtplan kopiert. Vergessen Sie nicht, den Schichtplan anschließend zu veröffentlichen, damit Ihre Mitarbeiter die Schichtangebote sehen und sich darauf bewerben können!



Natürlich können Sie in einer Schichtvorlage auch beide Arten von Schichten gleichzeitig hinterlegen: Sowohl Schichtangebote (bei denen noch nicht feststeht, wer die Schicht übernimmt) als auch direkt bestimmten Mitarbeitern zugewiesene Schichten (bei denen bereits feststeht, wer die Schicht übernimmt).

Um sich in der "Crewmeister für Mitarbeiter"-App auf Schichten bewerben zu können, ist die App-Version 1.0.106024 (oder höher) notwendig. Die aktuelle Versionsnummer finden Sie, wenn Sie in der Menü-Leiste der App am unteren Bildschirmrand auf Ihren Namen klicken und anschließend [App Informationen] auswählen.
Um die App auf die neueste Version zu aktualisieren, öffnen Sie bitte den Google Play Store (Android) oder den App Store (iOS), suchen Sie nach der App "Crewmeister für Mitarbeiter" und klicken Sie auf [Aktualisieren].

Sie haben Fragen zu dieser Funktion oder möchten uns Feedback geben? Melden Sie sich gerne unter +49 89 215 368 470 bei unserem Kundenservice oder erstellen Sie hier ein neues Ticket mit Ihrer Anfrage.