Die Zeitkategorien lösen die alten Crewmeister Gruppen ab.

Dabei ändert sich nicht nur der Name. Die Zeitkategorien bringen eine deutlich höhere Funktionstiefe mit sich.

 

In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Welche zusätzlichen Funktionen die Zeitkategorien im Vergleich zu den Gruppen haben.

  2. Wie Sie die zusätzlichen Funktionen nutzen können.

  3. Was sich für Ihre Mitarbeiter ändert.

  4. Wie sie Crewmeister Beta-Tester werden können (Wenn sie es nicht schon sind).

 

Zeitkategorien vs. Gruppen - Ein Vergleich

Die Crewmeister Gruppen werden mit dem neuesten Beta-Update komplett von den Zeitkategorien abgelöst.

Neben dem Namen haben die Zeitkategorien jedoch auch einige neue Funktionen.


Während der Beta-Phase können Sie die 2. Zeitkategorie kostenlos mitbenutzen. Bitte beachten Sie, dass Beta-Testphasen keine endgültige Versionen der Software sind, wodurch es vermehrt zu Fehlern kommen kann. Wir freuen uns hier über jedes Feedback.

Nach Ablauf der Beta-Phase wird die 2. Zeitkategorie als eigenes Modul buchbar sein.

 

Bisher konnten Gruppen sehr gut einfache Projekte, Kunden und Tätigkeiten bestimmen. 

Mit dem neuen Beta-Update haben Sie die Möglichkeit die Zeitkategorie in eine weitere Ebene zu definieren. 

Das bedeutet, dass Mitarbeiter in der Zeiterfassung und in der Mobilen App nach Auswahl der 1. Zeitkategorie im nächsten Schritt eine 2. Zeitkategorie auswählen können. Der Vorteil hierbei liegt darin, dass eine deutlich genauere Erfassung und Unterteilung einzelner Projekte oder Tätigkeiten möglich ist.

 

Diese können Sie in der Zeitauswertung und im Excel Export, einsehen. 

Folgende Änderungen finden Sie dort wieder:

  • Sie haben die Möglichkeit sich im Graphen die 2. Zeitkategorie anzeigen zu lassen

  • In allen Excel-Auswertungen gibt es eine weitere Spalte für die 2. Zeitkategorie.

  • Eine zusätzliche Auswertung für die 2. Zeitkategorie ist verfügbar




So können Sie mit den neuen Zeitkategorien arbeiten

 

 

Das Anlegen der 2. Zeitkategorie, funktioniert genauso wie das Erstellen der 1. Kategorie:

 

  1. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnradsymbol in der Kopfzeile).

  2. Scrollen Sie nach unten um auf der rechten Seite,  in den Bereich “Zeitkategorien” zu gelangen.

  3. Klicken auf die 2. Zeitkategorie, damit der Text “Neuen Eintrag zur 2. Zeitkategorie hinzufügen” erscheint. Tragen Sie dort unter "Namen eingeben" ein Projekt, einen Kunden oder eine Tätigkeit ein und klicken auf "Hinzufügen".

  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Projekte, Kunden oder Tätigkeiten der 2. Zeitkategorie




Einen eigenen Artikel über das Anlegen der 1. Zeitkategorie finden Sie hier


Nach dem Festlegen verschiedenster Projekte, Kunden oder Tätigkeiten können Sie sofort mit der Nutzung der Zeitkategorien beginnen. 


Hierfür können Sie in der Zeiterfassung wie gewohnt eine Zeitkategorie vor dem einstempeln auswählen. Mit der Neuerung wird sich eine neues Fenster öffnen in dem Sie im ersten Schritt die 1. Zeitkategorie auswählen. Jetzt wird das Fenster automatisch zur 2. Zeitkategorie wechseln. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, klicken Sie auf “Speichern” und können sich wie gewohnt einstempeln.




Zeitkorrekturen funktionieren wie gewohnt. Sie haben hierbei zusätzlich die Möglichkeit die 2. Zeitkategorie ebenfalls anzupassen.



Um die 2. Zeitkategorie auszuwerten, gehen Sie wie folgt vor: 


  1. Öffnen Sie die Zeitauswertung und wählen den Zeitraum aus, für den Sie die Arbeitszeiten einer oder mehrerer Zeitkategorien exportieren möchten. Hinweis: Das Exportieren der Arbeitszeiten für eine einzelne Zeitkategorie ist zeitlich auf ein Jahr begrenzt. Für mehrere bzw. alle Zeitkategorien ist der Zeitraum auf einen Monat begrenzt.

  2. Wechseln sie von dem Reiter "Mitarbeiter (aktivierte)" zu "2. Zeitkategorie (aktivierte)".

  3. Wählen Sie nun die 2. Zeitkategorie aus. Hierzu klicken Sie das dazugehörige Auge am linken Bildschirmrand an, sodass dieses orange aufleuchtet. Wenn Sie alle Zeitkategorien exportieren möchten, müssen Sie alle Augen anklicken, sodass alle orange aufleuchten oder alle grau markiert sind. Im Anschluss klicken Sie auf der rechten Seite auf den entsprechenden Download-Button der jeweiligen Zeitkategorie oder auf den Button rechts unten, um einen Export für alle Zeitkategorien vorzunehmen.

  4. Es wurde ein entsprechendes Excel-Dokument erstellt und heruntergeladen. Dies beinhaltet die Arbeitszeiten der gewünschten Zeitkategorie über den ausgewählten Zeitraum. Sie finden dieses standardmäßig im Ordner "Downloads" auf Ihrem Computer.



Um die Funktion der 2. Zeitkategorie besser zu veranschaulichen folgt ein kurzes Beispiel:


Sie sind Unternehmer und führen eine Reinigungsfirma. 

Ihre Mitarbeiter haben Aufträge in unterschiedlichen Gebäude/Objekte, mit verschiedenen Tätigkeiten. 

Mit der Zeitkategorie 1 können Sie zuerst alle Objekte festlegen. So haben Sie einen Überblick über alle Standorte. Für die Zeitkategorie 2 können Tätigkeiten, wie “Fensterreinigung”, “Sanitärreinigung” oder “Fußbodenreinigung” angelegt werden.

Sie können nun die Zeiten für einzelne Objekte, aber auch für einzelne Tätigkeiten auswerten.


Dies ist natürlich nur eine von vielen Möglichkeiten, um unser neues Update sinnvoll in Ihrer Projektzeiterfassung einzusetzen. 




Das ändert sich für Ihre Mitarbeiter


Für Ihre Mitarbeiter wird sich nicht viel verändern.

Um Zeiten auf Projekte, Kunden oder Tätigkeiten zu stempeln, müssen folgende Schritte beachtet werden: 


  1. Öffnen Sie die Zeiterfassung (linkes Uhrsymbol in der Kopfzeile).

  2. Über dem orangenen Button "Einstempeln" ist nun ein Auswahlmenü aufgetaucht. Wählen Sie nun das gewünschte Projekt/Kunde/Tätigkeit aus.

  3. Die Ansicht gleicht einem Register und wechselt automatisch bei der Auswahl der 1. Zeitkategorie in die Zweite. Sie können nun eine 2. Zeitkategorie auswählen oder den Schritt überspringen und auf Speichern klicken.

  4. Die laufende Arbeitszeit wird nun dieser Zeitkategorie zugeordnet. Analog tauchen die Zeitkategorien natürlich auch in den Crewmeister mobilen Apps aller Mitarbeiter auf.






So können Sie Crewmeister Beta-Tester werden

Sie haben Interesse an unserem neuen Beta-Update und möchten in Zukunft eine schnelle und unkomplizierte Lösung der Abrechnung verschiedenster Projektzeiten, Stundensätze oder Arbeitsschritte? Kontaktieren Sie uns per Email oder rufen Sie unseren Kundenservice an: +49 89 215368470.

Wir schalten Sie als Beta-Tester frei und empfangen gerne Feedback und Verbesserungsvorschläge zu unserem neuen Feature.