Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll hilft Ihnen nachzuvollziehen, welcher Benutzer wann welche Änderungen in Crewmeister vorgenommen hat. Damit bietet es Ihnen Sicherheit und Transparenz: Für jede Stempelung, jede Abwesenheit und jede Schicht können Sie im Änderungsprotokoll sehen, wer diese wann erstellt, bearbeitet oder gelöscht hat.

Das Änderungsprotokoll – kurz erklärt im Video

Wer kann auf das Änderungsprotokoll zugreifen?

Das Änderungsprotokoll befindet sich in den "Einstellungen" unter "Allgemeines" im Bereich "Datenmanagement". Damit haben nur Nutzer Zugriff, die die Einstellungen von Crewmeister sehen und bearbeiten können. Um die Einstellungen sehen und bearbeiten zu können, braucht ein Benutzer die Rolle "Einstellungsmanager". Genauere Informationen zur Vergabe von Rollen in Crewmeister finden Sie in diesem Artikel.

Um die im Änderungsprotokoll aufgezeichneten Daten über den Button "Änderungen anzeigen" anzuschauen zu können, benötigen Sie eine Admin Plus-Lizenz. Sollten Sie diese Lizenz bisher nicht haben, melden Sie sich gerne bei unserem Kundenservice unter +49 89 215 368 470 oder per E-Mail an kontakt@crewmeister.com.

Welche Daten werden im Änderungsprotokoll gespeichert?

Im Änderungsprotokoll werden für alle Stempelungen, Abwesenheiten und Schichten drei Arten von Aktionen aufgezeichnet: "Erstellung", "Bearbeitung" und "Löschung". Standardmäßig werden in Crewmeister immer die Änderungen der letzten 45 Tage gespeichert. Mit einer Admin Plus-Lizenz können Sie den Zeitraum, für den Änderungen aufgezeichnet werden, anpassen:

Nie: Es werden keine Änderungen aufgezeichnet. Bisher aufgezeichnete Daten werden aus dem Änderungsprotokoll dauerhaft gelöscht.
Letzte x Tage: Es werden die Änderungen der letzten x Tage aufgezeichnet. Ältere Daten werden aus dem Änderungsprotokoll dauerhaft gelöscht.
Immer: Alle Änderungen werden aufgezeichnet und unbegrenzt gespeichert.

Wenn Sie die Einstellung, für welchen Zeitraum Daten im Änderungsprotokoll gespeichert werden, ändern, kann es ein paar Minuten dauern, bis die Änderung wirksam wird. Wenn Sie Ihre Admin Plus-Lizenz kündigen sollten, wird die Speicherdauer nach 14 Tagen automatisch auf 45 Tage zurückgesetzt. Hatten Sie davor einen längeren Speicherzeitraum ausgewählt, werden Daten aus dem Änderungsprotokoll dauerhaft gelöscht.

Wie kann ich nach einer bestimmten Änderung im Änderungsprotokoll suchen?

Klicken Sie in den Einstellungen auf "Änderungen anzeigen", um das Änderungsprotokoll zu öffnen (dafür benötigen Sie eine Admin Plus-Lizenz). Alle Aktionen werden chronologisch im Änderungsprotokoll angezeigt. Um nach einer bestimmten Aktion zu suchen, können Sie die Filter auf der linken Seite verwenden.

Dabei stehen Ihnen folgende Filter zur Auswahl:

Wer hat die Daten geändert? Hier können Sie einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, die die Änderung vorgenommen haben.
Wann wurden die Daten geändert? Hier können Sie entweder einen vordefinierten Zeitraum auswählen (z. B. "Heute") oder selbst einen Zeitraum festlegen.
Welche Aktion? Hier können Sie auswählen, ob Sie nur nach bestimmten Aktionen, beispielsweise nur nach der Aktion "Erstellung", suchen möchten.
Was wurde geändert? Das Änderungsprotokoll zeichnet Änderungen an Stempelungen, Abwesenheiten und Schichten auf. Falls Sie beispielsweise nur an Abwesenheiten interessiert sind, können Sie hier einen Filter setzen.
Wessen Daten wurden geändert? Hier wählen Sie einen oder mehrere Mitarbeiter aus, deren Daten geändert wurden. Anders als bei "Wer hat die Daten geändert?" geht es nicht um die Person, die die Änderung vorgenommen hat. Stattdessen geht es um die Person, deren Stempelung, Abwesenheit oder Schicht geändert wurde.
Zeitspanne der geänderten Daten: Hier können Sie filtern, in welchem Zeitraum die geänderte Stempelung, Abwesenheit oder Schicht liegt.

Besonderheiten im Veränderungsprotokoll: Wenn die Uhrzeit einer Stempelung in der Browser-Anwendung geändert wird, wird die bisherige Stempelung gelöscht und eine neue Stempelung erzeugt. Im Änderungsprotokoll findet sich dann nicht eine "Bearbeiten"-Aktion, sondern zwei Einträge – einmal die "Löschung" der alten Stempelung und einmal die "Erstellung" der neuen Stempelung. Auch wenn Schichten im Schichtplan von Crewmeister veröffentlicht werden, werden die bisher nicht veröffentlichten Schichten im Änderungsprotokoll als "gelöscht" und die veröffentlichten Schichten als neu "erstellt" angezeigt.

Wie kann ich nachvollziehen, welche Daten genau geändert wurde?

Wenn Sie im Änderungsprotokoll die Zeile gefunden haben, nach der Sie gesucht haben, können Sie auf die Zeile klicken. Dadurch öffnet sich die Detailansicht. Bei der Aktion "Bearbeitung" sehen Sie auf der linken Seite die Werte vor der Änderung, auf der rechten Seite die Werte nach der Änderung. So können Sie ganz genau nachvollziehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Bei den Aktionen "Erstellung" und "Löschung" gibt es die Werte nur einmal, da es keine Werte "vorher" bzw. "nachher" gibt.

Wie kann ich alle Änderungen für eine bestimmte Stempelung, Abwesenheit oder Schicht auf einen Blick sehen?

Für jeden Eintrag im Änderungsprotokoll können Sie auf der linken Seite auf den runden orangen Pfeil klicken. Dadurch öffnet sich der gesamte Verlauf der Stempelung, Abwesenheit oder Schicht. Hier sehen Sie alle Aktionen, die im Laufe der Zeit für diese Stempelung, Abwesenheit oder Schicht vorgenommen wurde.

Wie kann ich das Änderungsprotokoll ausschalten?

Standardmäßig werden im Änderungsprotokoll die Änderungen der letzten 45 Tage aufgezeichnet. Wenn Sie das Änderungsprotokoll ausschalten möchten, können Sie den Zeitraum der Speicherung auf "Nie" ändern. Dafür ist eine Admin Plus-Lizenz notwendig. Sollten Sie bisher keine Admin Plus-Lizenz haben, melden Sie sich gerne bei unserem Kundenservice unter +49 89 215 368 470 oder per E-Mail an kontakt@crewmeister.com.