November 2020: Die neue Zeiterfassungliste

November 2020: Die neue Zeiterfassungliste

Diese 8 Punkte haben sich nach unserem Update geändert:


  1. Bessere Performance
  2. Mehr Übersicht / Schnellerer Zugriff auf alle Zeiten
  3. Detailansicht einzelner Tage
  4. Schnelleres Bearbeiten
  5. Laufende Stempelungen bearbeiten / Ersatz des Administratorzugriff auf Stempeluhr der Mitarbeiter
  6. Erfassung unabhängiger Arbeitszeiten eines Tages / Ersatz der manuell erfassten Stempelung
  7. Individuelle Anpassung der Zeiterfassungsliste
  8. Mit einem Klick mehrere Arbeitszeiten eintragen (nur für Zeiterfassung Plus Kunden)



  1. Bessere Performance

Unsere Kollegen in der Projektentwicklung haben bei der Überarbeitung besonders darauf geachtet, dass Arbeitszeiten schneller als vorher geladen, bearbeitet und hinzugefügt werden können. Insbesondere die Anzeige eines einzelnen Tages beschleunigt das System deutlich.


  1. Mehr Überblick / Schnellerer Zugriff auf alle Zeiten

Die erste und offensichtlichste Änderung des neuen Zeiterfassungsmoduls ist die verbesserte Übersicht durch das neue Design. 

Standardmäßig sehen Sie jetzt die Zeiten aller Mitarbeiter des aktuellen Tages. Durch die kompakte Ansicht ist es nun leichter, sich einen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verschaffen. Zusätzlich sehen Sie jetzt - ähnlich zur "Live-Ansicht" - farblich hervorgehoben, welcher Mitarbeiter gerade aktiv arbeitet, eine Abwesenheit eingetragen, oder keine Stempelung hinterlegt hat.



  1. Detailansicht einzelner Tage und des Zeitkontostands

Selbstverständlich können Sie weiterhin die Stempelungen auch detailliert betrachten. Klicken Sie hierfür einmal auf eine Stempelung. Hierbei öffnet sich ein neues Fenster mit allen relevanten Informationen dieser Stempelung wie bisher beim "Aufklappen" eines Tages.

Hier finden Sie auch den Zeitkontostand des jeweiligen Tages unten rechts bei "Stand Ende".



  1. Schnelleres Bearbeiten

Die größte Zeitersparnis haben Sie mit der neuen Zeiterfassungsliste beim Bearbeiten und Hinzufügen von Arbeitszeiten. 

Um Stempelungen manuell hinzuzufügen können Sie auf Höhe des entsprechenden Mitarbeiters auf "Bearbeiten" klicken und wie gewohnt Zeiten eintragen.

Auch das Abändern von bereits erfassten Arbeitszeiten funktioniert durch den Klick auf "Bearbeiten" in der Zeile der entsprechenden Stempelung. Hier können wie bisher die korrekten Zeiten und Zeitkategorien eingetragen werden.



 

  1. Laufende Stempelungen bearbeiten / Ersatz des Administratorzugriff auf die Stempeluhr einzelner Mitarbeiter

Neu ist, dass es von nun an möglich sein wird, offene Stempelungen zu hinterlegen und zu bearbeiten. Diese Funktion ersetzt den Zugriff des Administratoren auf die Stempeluhr des Mitarbeiters. 

Anstelle Ihre Mitarbeiter wie bisher ein- oder auszustempeln, können Sie nun deren laufende Zeiten bearbeiten und entweder eine Startzeit ohne Endzeit eintragen, eine Pause hinterlegen, oder die Endzeit festlegen, wenn die Mitarbeiter sich selbst nicht ausgestempelt haben. 

Klicken Sie hierfür am jeweiligen Tag auf Höhe des Mitarbeiters auf "Bearbeiten". Im folgenden Fenster können Sie eine Startzeit hinzufügen und auf "Änderungen übernehmen" klicken. Die Stempelung wechselt jetzt zum Status "laufend" und der Mitarbeiter gilt als eingestempelt.




Um den Mitarbeiter wieder auszustempeln wiederholen Sie einfach diesen Vorgang, indem Sie jetzt eine Endzeit (und optional eine Pausenzeit) eintragen und ebenfalls auf "Änderungen übernehmen" klicken. Die Stempelung ist für diesen Tag nun abgeschlossen.




Zusätzlich können Sie auch während der laufenden Stempelung Daten des Mitarbeiters anpassen. So können Sie beispielsweise Zeitkategorien hinterlegen oder Zeiten anpassen, noch bevor sich der Mitarbeiter abends ausgestempelt hat. 



  1. Erfassung unabhängiger Arbeitszeiten eines Tages / Ersatz der manuelle erfassten Stempelung

Eine weitere große Neuerung ist das Erstellen und Trennen von Stempelketten. Als Stempelkette bezeichnen wir mehrere Stempelvorgänge ohne zwischenzeitliches ausstempeln. Diese entstehen beispielsweise durch eine Pause oder das Wechseln von Zeitkategorien untertags. 

Bisher konnte man entweder eine bereits bestehende Zeit bearbeiten und dadurch eine Stempelkette erstellen, oder über einen anderen Weg, eine manuelle, unabhängige, Stempelung hinzufügen. Jetzt ist es möglich, beim Bearbeiten einer Stempelung zu entscheiden, ob die Zeiten aneinander gekoppelt werden, oder nicht. 

Klicken Sie hierfür bei der zu bearbeitenden Zeit auf "Bearbeiten" und im nächsten Schritt auf "Stempelung hinzufügen".

Standardmäßig erstellen Sie hierdurch eine Stempelkette. Dies bedeutet, wenn Sie die Endzeit der bereits bestehenden Stempelung ändern, wird die Startzeit der neuen Stempelung entsprechend angepasst und umgekehrt.




Um eine unabhängige Stempelung einzutragen klicken Sie nun auf das Kettensymbol "Stempelung entkoppeln". Hierdurch gleichen sich die beiden oben genannten Zeiten nicht mehr an und Sie können die korrekte Startzeit der neuen Stempelung eintragen.



  1. Individuelle Anpassung der Zeiterfassungsliste

  • Datumsauswahl

Das Datum kann weiterhin mittig über der Zeiterfassungsliste bestimmt werden. Wählen Sie einfach das entsprechende Datum per Klick aus.



  • Zeitraum festlegen

Neu ist ebenfalls, dass Sie jetzt selbst auswählen können, welcher Zeitraum Ihnen angezeigt wird. Oben rechts über der Tabelle können Sie Tag, Woche oder Monat auswählen.

Standardmäßig, für ein schnelleres Laden der Seite, wird ein Tag angezeigt. Wenn Sie allerdings eine größere Ansicht erhalten wollen, wählen Sie einfach die entsprechenden Woche oder Monat aus.



  • Nach Mitarbeitern filtern

Um auch bei größeren Crews oder bei größeren Zeiträumen den Überblick zu behalten können Sie von jetzt an, wie beim Urlaubsplaner, nach Mitarbeitern filtern. 

Klicken Sie hierfür einfach oberhalb der Liste links auf "Mitarbeiter suchen" und klicken Sie auf die gewünschten Mitarbeiter.

Eine weitere Besonderheit ist, dass Sie sich auch nur deaktivierte Mitarbeiter anzeigen lassen können. Scrollen Sie hierfür in der Suchliste einfach ganz nach unten.




  • Sortieren

Ein weiterer Weg um bei größeren Datenmengen die Übersicht zu behalten ist die Funktion des Sortierens. 

Klicken Sie hierfür auf die Spaltenbezeichnungen oberhalb der Liste, um sich die Einträge auf- beziehungsweise absteigend darstellen zu lassen.




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  1. Mit einem Klick mehrere Arbeitszeiten eintragen (nur für Zeiterfassung Plus Kunden)

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Für unsere Kunden von Zeiterfassung Plus gibt es zusätzlich die Möglichkeit, Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter oder Tage in einem Schritt zu erfassen, oder auch mit einem Klick zu löschen:

  • Zeiten für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hinzufügen

Setzen Sie hierzu links der Mitarbeiternamen die Häkchen dort wo Sie Zeiten hinzufügen möchten. Nun erscheint rechts oberhalb der Liste der Punkt "Einträge bearbeiten". Durch einen Klick hierauf können Sie für sämtliche ausgewählten Zeilen eine neue Stempelung hinterlegen.

Vorsicht: Wenn einer Zeile ausgewählt wird in der bereits eine Zeit vorhanden ist, wird die alte Stempelung unwiderruflich gelöscht. Stellen Sie also immer sicher, dass diese Zeit wirklich verworfen werden kann oder keine vorhanden ist.


 

  • Zeiten mehrer Mitarbeiter löschen

Auf ähnlichem Weg ist es möglich mehrere Zeiteinträge auf einmal zu löschen. 

Wählen Sie hierfür die zu löschenden Zeilen durch einen Klick auf das linke Kästchen und wählen dann oben rechts "Einträge löschen" aus. Wenn Sie im nächsten Schritt die Frage nach dem endgültigen löschen bestätigen, werden alle ausgewählten Zeiten aus dem System entfernt.



Alles Weitere zu Zeiterfassung Plus finden Sie hier.



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