Zeitkategorien

Zeitkategorien

Welche Funktion haben Zeitkategorien?

Mit Zeitkategorien können Projekte, Kunden oder Tätigkeiten festgelegt werden, denen Arbeitszeiten zugeordnet werden sollen. Bei Crewmeister stehen sogenannte 1. Zeitkategorien und sogenannte 2. Zeitkategorien zur Verfügung. 

Mit der 1. Zeitkategorie haben Sie die Möglichkeit, eine Arbeitszeit einem bestimmten Projekt, einem Kunden, einer Tätigkeit etc. zuzuordnen. Mit der 2. Zeitkategorie haben Sie die Möglichkeit, die Zeitkategorien in einer weiteren, detaillierteren Ebene zu definieren. Das bedeutet, dass Mitarbeiter bei der Zeiterfassung nach Auswahl der 1. Zeitkategorie im nächsten Schritt eine 2. Zeitkategorie auswählen können. So ist eine deutlich genauere Erfassung und Unterteilung einzelner Projekte oder Tätigkeiten möglich – beispielsweise kann eine Arbeitszeit zuerst einem Kunden (1. Zeitkategorie) und anschließend zusätzlich einer Tätigkeit (2. Zeitkategorie) zugeordnet werden.
Die 1. Zeitkategorie steht allen Nutzern der Zeiterfassung zur Verfügung. Für die 2. Zeitkategorie muss die Zeiterfassung Plus lizensiert werden. 

Wie können Zeitkategorien angelegt werden? 

  1. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnradsymbol).
  2. Navigieren Sie in den Bereich "Zeiterfassung" auf der linken Seite und scrollen Sie nach unten, um auf der rechten Seite in den Bereich "1. Zeitkategorie" bzw. "2. Zeitkategorie" zu gelangen.
  3. Klicken Sie auf "Hinzufügen", um eine neue Zeitkategorie einzupflegen. Benennen Sie diese dann nach einem Projekt, Kunden oder einer Tätigkeit und bestätigen Sie mit "Speichern".
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Projekte, Kunden oder Tätigkeiten, die Sie über Zeitkategorien erfassen wollen.


Um das Zusammenspiel der 1. und 2. Zeitkategorie besser zu veranschaulichen, folgt ein kurzes Beispiel:

Sie sind Unternehmer und führen eine Reinigungsfirma. 

Ihre Mitarbeiter haben Aufträge in unterschiedlichen Gebäuden mit verschiedenen Tätigkeiten. 

Mit der Zeitkategorie 1 können Sie zuerst alle Gebäude festlegen. So haben Sie einen Überblick über alle Standorte. Für die Zeitkategorie 2 können Tätigkeiten wie “Fensterreinigung”, “Sanitärreinigung” oder “Fußbodenreinigung” angelegt werden.

Sie können nun die Zeiten für einzelne Objekte, aber auch für einzelne Tätigkeiten erfassen und später auswerten.


So können die Mitarbeiter die Zeitkategorien nutzen

Um Zeiten auf Projekte, Kunden oder Tätigkeiten zu stempeln, müssen folgende Schritte beachtet werden: 

  1. Öffnen Sie die Zeiterfassung (linkes Uhrsymbol in der Kopfzeile).

  2. Über dem orangenen Button "Einstempeln" können Sie bei "Keine Zeitkategorie" das gewünschte Projekt/Kunden/Tätigkeit auswählen.

  3. Die Ansicht gleicht einem Register und wechselt - sofern Sie auch 2. Zeitkategorien angelegt haben - automatisch bei der Auswahl der 1. Zeitkategorie zur Auswahl der 2. Zeitkategorie. Sie können nun eine 2. Zeitkategorie auswählen oder den Schritt überspringen und auf Speichern klicken.

  4. Die Arbeitszeit wird nun den ausgewählten Zeitkategorien zugeordnet.






Analog tauchen die Zeitkategorien natürlich auch in der "Crewmeister für Mitarbeiter-App" auf. Auch in den Terminalvarianten PIN-Code-Terminal, 3-Spalten-Terminal mit Passwort, 3-Spalten-Terminal mit PIN und Basic-Terminal ist es möglich, Zeitkategorien bei der Zeiterfassung zu nutzen.

Übrigens: Über Zeitkorrekturen haben Sie die Möglichkeit, sowohl die 1. als auch die 2. Zeitkategorie einer erfassten Arbeitszeit anzupassen.


Wie können Zeitkategorien ausgewertet werden?

Um Zeitkategorien auszuwerten, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Öffnen Sie die Zeitauswertung und wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie die Arbeitszeiten einer oder mehrerer Zeitkategorien exportieren möchten.

  2. Wechseln Sie links oben vom Reiter "Mitarbeiter (aktivierte)" zu "1. Zeitkategorie (aktivierte)" bzw. zu "2. Zeitkategorie (aktivierte)".

  3. Wählen Sie nun über die Häkchen auf der linken Seite die Zeitkategorien aus, die Sie auswerten möchten. Klicken Sie auf der rechten Seite auf den Button "Herunterladen", um die Zeiten zu exportieren.

  4. Wenn Sie "Excel-Datei herunterladen" auswählen, wird ein entsprechendes Excel-Dokument erstellt, das die Arbeitszeiten aller ausgewählten Zeitkategorien über den ausgewählten Zeitraum beinhaltet. Wenn Sie "Zip-Datei herunterladen" wählen, wird für jede ausgewählte Zeitkategorie ein eigenes Excel-Dokument erstellt. Sie finden die heruntergeladenen Dateien standardmäßig im Ordner "Downloads" auf Ihrem Computer.



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