Zeitkategorien

Zeitkategorien

In diesem Artikel erfahren Sie:

  1. Welche Funktionen die Zeitkategorien haben.

  2. Wie Sie die Funktionen nutzen können.

  3. Wie Ihre Mitarbeiter diese Funktionen nutzen können.


Aus diesen Funktionen bestehen die Zeitkategorien

Mit der 1. Zeitkategorie können sehr gut einfache Projekte, Kunden und Tätigkeiten bestimmt werden. 
Nun haben Sie die Möglichkeit, die Zeitkategorie in eine weitere Ebene zu definieren. 

Das bedeutet, dass Mitarbeiter in der Zeiterfassung und in der Mobilen App nach Auswahl der 1. Zeitkategorie im nächsten Schritt eine 2. Zeitkategorie auswählen können. Der Vorteil hierbei liegt darin, dass eine deutlich genauere Erfassung und Unterteilung einzelner Projekte oder Tätigkeiten möglich ist.

 

Diese können Sie in der Zeitauswertung und im Excel Export, einsehen. 

Folgende Änderungen finden Sie dort wieder:

  • Sie haben die Möglichkeit sich im Graphen die 2. Zeitkategorie anzeigen zu lassen

  • In allen Excel-Auswertungen gibt es eine weitere Spalte für die 2. Zeitkategorie.

  • Eine zusätzliche Auswertung für die 2. Zeitkategorie ist verfügbar



Die 1. Zeitkategorie steht allen Nutzern der Zeiterfassung zur Verfügung. Für die 2. Zeitkategorie muss Zeiterfassung Plus lizensiert werden. 

So können Sie mit den neuen Zeitkategorien arbeiten

Das Anlegen der 2. Zeitkategorie, funktioniert genauso wie das Erstellen der 1. Kategorie:
  1. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnradsymbol in der Kopfzeile).
  2. Scrollen Sie nach unten um auf der rechten Seite, in den Bereich "Zeitkategorien" zu gelangen.
  3. Klicken Sie auf die 2. Zeitkategorie, damit der Text "Neuen Eintrag zur 2. Zeitkategorie hinzufügen" erscheint. Tragen Sie dort unter "Namen eingeben" ein Projekt, einen Kunden oder eine Tätigkeit ein und klicken Sie auf "Hinzufügen".
  4. Wiederholen Sie den Vorgang für alle weiteren Projekte, Kunden oder Tätigkeiten der 2. Zeitkategorie.



Einen eigenen Artikel über das Anlegen der 1. Zeitkategorie finden Sie  hier


Nach dem Festlegen verschiedenster Projekte, Kunden oder Tätigkeiten können Sie sofort mit der Nutzung der Zeitkategorien beginnen. 


Hierfür können Sie in der Zeiterfassung wie gewohnt eine Zeitkategorie vor dem einstempeln auswählen. Mit der Neuerung wird sich eine neues Fenster öffnen in dem Sie im ersten Schritt die 1. Zeitkategorie auswählen. Jetzt wird das Fenster automatisch zur 2. Zeitkategorie wechseln. Nachdem Sie diese ausgewählt haben, klicken Sie auf “Speichern” und können sich wie gewohnt einstempeln.




Zeitkorrekturen funktionieren wie gewohnt. Sie haben hierbei zusätzlich die Möglichkeit die 2. Zeitkategorie ebenfalls anzupassen.




Um die 2. Zeitkategorie auszuwerten, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Öffnen Sie die Zeitauswertung und wählen den Zeitraum aus, für den Sie die Arbeitszeiten einer oder mehrerer Zeitkategorien exportieren möchten. Hinweis: Das Exportieren der Arbeitszeiten für eine einzelne Zeitkategorie ist zeitlich auf ein Jahr begrenzt. Für mehrere bzw. alle Zeitkategorien ist der Zeitraum auf einen Monat begrenzt.

  2. Wechseln sie von dem Reiter "Mitarbeiter (aktivierte)" zu "2. Zeitkategorie (aktivierte)".

  3. Wählen Sie nun die 2. Zeitkategorie aus.  Klicken Sie auf der rechten Seite auf den Download-Button, um die Zeiten einer einzelnen Zeitkategorie zu exportieren. Wenn Sie alle Zeitkategorien exportieren möchten, müssen Sie alle Augen vor den Zeitkategorien anklicken. Im Anschluss klicken Sie auf den Button rechts unten, um einen Export für alle Zeitkategorien vorzunehmen.

  4. Es wurde ein entsprechendes Excel-Dokument erstellt und heruntergeladen. Dies beinhaltet die Arbeitszeiten der gewünschten Zeitkategorie über den ausgewählten Zeitraum. Sie finden dieses standardmäßig im Ordner "Downloads" auf Ihrem Computer.


Um die Funktion der 2. Zeitkategorie besser zu veranschaulichen folgt ein kurzes Beispiel:


Sie sind Unternehmer und führen eine Reinigungsfirma. 

Ihre Mitarbeiter haben Aufträge in unterschiedlichen Gebäude/Objekte, mit verschiedenen Tätigkeiten. 

Mit der Zeitkategorie 1 können Sie zuerst alle Objekte festlegen. So haben Sie einen Überblick über alle Standorte. Für die Zeitkategorie 2 können Tätigkeiten, wie “Fensterreinigung”, “Sanitärreinigung” oder “Fußbodenreinigung” angelegt werden.

Sie können nun die Zeiten für einzelne Objekte, aber auch für einzelne Tätigkeiten auswerten.


Dies ist natürlich nur eine von vielen Möglichkeiten, um unser neues Update sinnvoll in Ihrer Projektzeiterfassung einzusetzen. 


So können die Mitarbeiter die Zeitkategorien nutzen

Um Zeiten auf Projekte, Kunden oder Tätigkeiten zu stempeln, müssen folgende Schritte beachtet werden: 

  1. Öffnen Sie die Zeiterfassung (linkes Uhrsymbol in der Kopfzeile).

  2. Über dem orangenen Button "Einstempeln" ist nun ein Auswahlmenü aufgetaucht. Wählen Sie nun das gewünschte Projekt/Kunde/Tätigkeit aus.

  3. Die Ansicht gleicht einem Register und wechselt automatisch bei der Auswahl der 1. Zeitkategorie in die Zweite. Sie können nun eine 2. Zeitkategorie auswählen oder den Schritt überspringen und auf Speichern klicken.

  4. Die laufende Arbeitszeit wird nun dieser Zeitkategorie zugeordnet. Analog tauchen die Zeitkategorien natürlich auch in den Crewmeister mobilen Apps aller Mitarbeiter auf.




Sie haben Fragen zu den Zeitkategorien oder benötigen Unterstützung bei der Einrichtung von Zeitkategorien?
Melden Sie sich gerne unter +49 89 215368470 bei unserer Kundenberatung oder erstellen Sie ein neues Ticket hier über das Online-Handbuch.

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