Automatischen Pausenabzug aktivieren
Mit dem automatischen Pausenabzug können Sie als Chef entscheiden, wie viel Pausenzeit von der Arbeitszeit Ihrer Belegschaft mindestens abgezogen wird. Den Pausenabzug können Sie für die gesamte Crew einstellen oder für jeden Mitarbeiter individuell. Auf diese Weise müssen Ihre Mitarbeiter ihre Pausen nicht mehr zwangsläufig manuell erfassen, sondern es genügt, wenn sie die Start- und Endzeit erfassen. Die Pause wird dann automatisch gemäß der von Ihnen eingestellten Regel abgezogen oder aufgefüllt.
Pausenabzug als Standard für gesamte Crew anlegen
Um den automatischen Pausenabzug für Ihre gesamte Crew einzurichten, müssen Sie zunächst in die Einstellungen (Zahnradsymbol) wechseln.
Klicken Sie dann auf der linken Seite auf "Zeitwirtschaft". Hier können Sie im Fenster "Zeitregeln" die Einstellung zum Pausenabzug abändern.
Wählen Sie aus den verschiedenen Möglichkeiten aus, welche Pausenregelung für Ihren Betrieb gelten soll:
Kein Pausenabzug
Hier wird keine Pausenzeit automatisch abgezogen, sondern es wird nur die durch Stempelungen selbst erfasste Pause des Mitarbeiters abgezogen. Diese Konfiguration macht bei Mitarbeitern Sinn, die täglich nicht länger als 6 Stunden arbeiten und daher keine Pausen machen. Somit müssen diese auch nicht erfasst werden. Auch für Mitarbeiter, die ihre Pausen per Stempelung minutengenau erfassen sollen, sollten Sie diese Einstellung auswählen. Klicken Sie hier, um zu erfahren, wie Sie und Ihre Mitarbeiter mit der Crewmeister für Mitarbeiter App Pausen minutengenau erfassen können.
Gesetzlicher Pausenabzug Deutschland
Die Option "Deutschland: Gesetzliche Pause" orientiert sich am deutschen Arbeitsgesetz. Somit werden nach mehr als 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause abgezogen, nach mehr als 9 Stunden weitere 15 Minuten. Daraus ergibt sich dann eine addierte Pausendauer von 45 Minuten. Dies ist die minimal vorgeschriebene Pausenzeit, wenn man mehr als 9 Stunden am Tag arbeitet. Werden zusätzlich zum gesetzlichen Pausenabzug Pausenzeiten gestempelt, wird die gestempelte Pause bis zur gesetzlichen Mindestpause aufgefüllt. Stempelt beispielsweise ein Mitarbeiter bei einer Arbeitszeit von 6:30 Stunden insgesamt 20 Minuten Pause, fügt diese Pausenregel weitere 10 Minuten hinzu. Die Lage der Pause wird so gelegt, dass nie mehr als 6 Stunden am Stück gearbeitet wird. Erfasst der Mitarbeiter per Stempelung mehr Pausenzeit als die gesetzliche Mindestpause, gilt die höhere Pause und der automatische Pausenabzug wird nicht aktiv.
Gesetzlicher Pausenabzug Österreich
Die Option "Österreich: Gesetzliche Pause" orientiert sich am österreichischen Arbeitszeitgesetz. Somit werden nach mehr als 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause abgezogen. Dies ist die minimal vorgeschriebene Pausenzeit, wenn man mehr als 6 Stunden am Tag arbeitet. Werden zusätzlich zum gesetzlichen Pausenabzug Pausenzeiten gestempelt, wird die gestempelte Pause bis zur gesetzlichen Mindestpause aufgefüllt. Stempelt beispielsweise ein Mitarbeiter bei einer Arbeitszeit von 6:30 Stunden insgesamt 20 Minuten Pause, fügt diese Pausenregel weitere 10 Minuten hinzu. Die Lage der Pause wird so gelegt, dass nie mehr als 6 Stunden am Stück gearbeitet wird. Erfasst der Mitarbeiter per Stempelung mehr Pausenzeit als die gesetzliche Mindestpause, gilt die höhere Pause und der automatische Pausenabzug wird nicht aktiv.
Gesetzlicher Pausenabzug Schweiz
Die Option "Schweiz: Gesetzliche Pause" orientiert sich am schweizerischen Arbeitsgesetz. Nach mehr als 5:30 Stunden Arbeitszeit wird eine 15-minütige Pause abgezogen, nach mehr als 7 Stunden weitere 15 Minuten. Arbeiten die Mitarbeiter mehr als 9 Stunden, werden ihnen weitere 30 Minuten Pause abgezogen. Daraus ergibt sich dann eine addierte Pausendauer von 60 Minuten. Dies ist die minimal vorgeschriebene Pausenzeit, wenn man mehr als 9 Stunden am Tag arbeitet. Werden zusätzlich zum gesetzlichen Pausenabzug Pausenzeiten gestempelt, wird die gestempelte Pause bis zur gesetzlichen Mindestpause aufgefüllt. Stempelt beispielsweise ein Mitarbeiter bei einer Arbeitszeit von 7:30 Stunden insgesamt 20 Minuten Pause, fügt diese Pausenregel weitere 10 Minuten hinzu. Erfasst der Mitarbeiter per Stempelung mehr Pausenzeit als die gesetzliche Mindestpause, gilt die höhere Pause und der automatische Pausenabzug wird nicht aktiv.
30 Minuten fest
Unabhängig von der täglichen Arbeitszeit werden automatisch 30 Minuten Pause abgezogen. Wichtig: Crewmeister ergänzt die Pausenzeit nur bis zu 30 Minuten. Falls ein Mitarbeiter eine längere Pause als 30 Minuten per Stempelung erfasst, bleibt diese höhere Pausenzeit bestehen.
45 Minuten fest
Egal wie viel Ihre Mitarbeiter an einem Arbeitstag arbeiten, es werden immer 45 Minuten abgezogen. Auch hier gilt: Crewmeister füllt nur bis zu 45 Minuten auf. Erfasst der Mitarbeiter per Stempelung eine Pause, die über 45 Minuten liegt, gilt die höhere, manuell erfasste Pausenzeit.
60 Minuten fest
Egal wie viel Ihre Mitarbeiter an einem Arbeitstag arbeiten, es werden immer 60 Minuten Pause abgezogen. Auch hier gilt: Crewmeister füllt nur bis zu 60 Minuten auf – erfasst der Mitarbeiter per Stempelung eine Pause, die über 60 Minuten liegt, gilt die höhere, manuell erfasste Pausenzeit.
Jugendschutz-Pause
Falls Sie minderjährige Mitarbeiter beschäftigen (z. B. Auszubildende), gelten besondere Pausenvorschriften. Sie können für diese Mitarbeiter in Crewmeister die "Jugendschutz-Pause" als automatischen Pausenabzug auswählen. Arbeiten Ihre minderjährigen Mitarbeiter mehr als 4:30 Stunden, wird eine 30-minütige Pause abgezogen. Bei mehr als 6 Stunden Arbeitszeit kommt eine weitere 30-minütige Pause hinzu, sodass die Gesamtpausenzeit 60 Minuten beträgt. Auch hier gilt: Werden per Stempelung längere Pausenzeiten erfasst, gilt die manuell erfasste Pausenzeit.
Anteilige Pause (Teil des Moduls Zeiterfassung Plus)
Die Funktionsweise von anteiligen Pausen lässt sich am besten an einem Beispiel verdeutlichen:
Beispiel: Sie haben für Ihre Mitarbeiter einen gesetzlichen Pausenabzug nach den Regeln in Deutschland eingerichtet. Wenn Ihre Mitarbeiter nach 6:11 Stunden ausstemplen, werden Ihnen durch den gesetzlichen Pausenabzug 30 Minuten Pause berechnet. Mit einer "Gesetzlichen Pause - anteilig" werden hingegen nur 11 Minuten Pause abgezogen, da auch nur 11 Minuten über die 6-Stunden-Grenze hinaus gearbeitet wurde. Dadurch passt sich das System flexibel an kürzere Arbeitszeiten an.
In dieser Grafik sehen Sie, wie eine "Deutschland: Gesetzliche Pause - anteilig" bei unterschiedlich langen Arbeitszeiten berechnet wird:
Wenn Sie hingegen nur die normale "Deutschland: Gesetzliche Pause" nutzen, werden bei 6:01 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause abgezogen.
Ähnlich verhält sich die anteilige Pause bei der österreichischen und schweizerischen gesetzlichen Pause sowie bei der Jugendschutz-Pause.
"Anteilige Pausen" können in Crewmeister nur mit der Lizenz "Zeiterfassung Plus" genutzt werden. Falls Sie diese Funktion freischalten möchten, kontaktieren Sie gerne unsere Kundenberater per Telefon unter +49 89 215 368 470 oder per E-Mail an kundenberatung@crewmeister.com.
Nachdem Sie sich für eine der Optionen entschieden haben, müssen Sie Ihre Änderung mit einem Klick auf "Speichern" bestätigen.
Anschließend kommt ein sehr wichtiger Schritt, nämlich das konfigurieren des Startdatums: Ab wann soll die Änderung der automatischen Pausenregelung gelten?
Hier können Sie sowohl das heutige Datum, als auch ein Datum in der Vergangenheit oder in der Zukunft auswählen, ab welchem die geänderten Zeitregeln effektiv gelten sollen.
VORSICHT: Wenn Sie ein Datum in der Vergangenheit wählen, werden alle erfassten Zeiten ab diesem Datum neu berechnet. So können Sie z. B. auch rückwirkend automatisch Pausen abziehen.
Der eingestellte automatische Pausenabzug gilt von jetzt an für alle Mitarbeiter, außer jenen, die eine individuelle Zeitregel haben. Wie Sie eine individuelle Zeitregel mit einer individuellen Pausenregelung einstellen können, erfahren Sie im nächsten Absatz.
Individueller Pausenabzug
Den automatischen Pausenabzug können Sie selbstverständlich nicht nur für Ihre gesamte Crew, sondern auch für jeden Mitarbeiter individuell einstellen. Klicken Sie hierfür in den Einstellungen unter "Allgemeines" auf den gewünschten Mitarbeiter. Navigieren Sie dort zu "Zeitwirtschaft". Im Anschluss müssen Sie auf "Ausnahme hinzufügen" klicken.
Nun haben Sie den Bereich „Pausen“ vor sich, den Sie auch schon aus der Ansicht kennen, in der Sie eine automatische Pause für alle Mitarbeiter eingestellt haben. Auch hier haben Sie wieder die Möglichkeit, aus den verschiedenen Optionen auszuwählen.
Auch individuelle Mitarbeiter-Zeitregeln können Sie rückwirkend ab einem bestimmten Datum oder auch erst ab einem Datum in Zukunft speichern. Hier gilt es aber einige Ausnahmen zu beachten. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Sollten Sie die individuelle Zeitregel des Mitarbeiters wieder auf die allgemeinen Zeitregeln zurücksetzen wollen, klicken Sie auf "Ausnahme löschen".
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