Wie richte ich eine individuelle Zeitregel für einen einzelnen Mitarbeiter ein?

Mitarbeiter deren Arbeitszeitmodelle und Zeitregeln von den Standard-Zeitregeln der Crew abweichen, kann über individuelle Zeitregeln das gewünschte Arbeitszeitmodell zugewiesen werden. Hier gibt es einige Dinge zu beachten und Fragen zu klären:

Für einen Mitarbeiter kann nie gleichzeitig eine Crew-Zeitregel und eine individuelle Zeitregel gelten.

Legt man für einen Mitarbeiter eine individuelle Zeitregel an, wird er komplett aus den Crew-Zeitregeln herausgelöst. Dies hat zwei direkte Folgen:

Ein Mitarbeiter kann nicht die Pausenregel der Crew haben und gleichzeitig individuelle Sollzeiten oder andersherum.

Daraus folgt: Wenn Sie einem Mitarbeiter individuelle Sollarbeitsstunden geben möchten die von den Standardsollarbeitsstunden abweichen, müssen Sie auch die Pausenregelung neu einstellen.
Vergangene Crew-Zeitregeln mit aktuellen individuellen Zeitregeln können nicht kombiniert werden. Beispiel: Ein Mitarbeiter hat das erste Jahr Vollzeit gearbeitet und ist unter die Crew-Zeitregeln mit einer 40 Stunden-Woche gefallen. Nach einem Jahr wechselt er auf eine Halbtagsstelle mit 25 Stunden Wochensollarbeitsstunden. Sobald man dem Mitarbeiter nun die individuellen Zeitregeln mit der 25 Stundenwoche aktiviert, wird er komplett aus den Crew-Zeitregeln herausgelöst und die rückwirkende Berechnung der 40-Stunden-Woche wird deaktiviert.

Daraus folgt: die alten Sollarbeitsstunden von 40 Stunden des ersten Jahres müssen rückwirkend in die individuelle Zeitregel des Mitarbeiters eingetragen werden.

Wie aktiviert man die erste individuelle Zeitregel für einen einzelnen Mitarbeiter?

Individuelle Zeitregeln mit Sollarbeitsstunden können Sie in den Einstellungen im Bereich "Allgemeines" aktivieren. Klicken Sie dort auf den gewünschten Mitarbeiter, bei dem Sie eine individuelle Mitarbeiter-Zeitregel einrichten wollen. In unserem Fall nehmen wir die Mitarbeiterin Ben Kramer. Nun müssen Sie in der Mitarbeiter-Ansicht zum Bereich "Zeitwirtschaft" navigieren und auf "Ausnahme hinzufügen" klicken.

Erste individuelle Zeitregel hinterlegen

Hinterlegen Sie im ersten Schritt nach dem aktivieren der individuellen Zeitregel die Zeitregel, die der Mitarbeiter zum ersten Arbeitstag in Crewmeister hatte. Sollten sich seine Sollzeiten seitdem verändert haben, können Sie diese Veränderung in einem späteren Schritt eintragen.

Zunächst legen Sie bei Bedarf einen automatischen Pausenabzug fest. Nun können die Sollarbeitsstunden des Mitarbeiters hinterlegt werden:

In unserem Beispiel sind dies 8 Stunden am Montag, Dienstag und Mittwoch sowie 6 Stunden am Donnerstag. Der Mitarbeiter hat also zum ersten Arbeitstag eine 30-Stundenwoche.

Im Anschluss müssen Sie auf "Speichern" klicken und dies noch einmal bestätigen. In diesem Zuge haben Sie den Mitarbeiter aus den Crew-Zeitregeln herausgelöst. Die gerade angelegten Zeitregeln gelten für den Mitarbeiter nun seit seinem ersten Arbeitstag bis einschließlich heute.

Wie verändert man die individuelle Zeitregel mit Sollzeiten von einzelnen Mitarbeitern zu einem bestimmten Stichtag?

Wenn Sie bereits eine individuelle Zeitregel für Ihren Mitarbeiter eingestellt und diese nun verändern möchten, da sich z.B. die Sollzeiten oder automatischen Pausenabzugsregeln des Mitarbeiters verändert haben, sind Sie hier richtig. Die Schritte sind zunächst identisch zu denen, die Sie machen, wenn Sie erstmalig eine Zeitregel für einen Mitarbeiter einrichten (siehe vorheriger Abschnitt dieses Artikels)

Klicken Sie in den Einstellungen unter "Allgemeines" auf den Mitarbeiter bei dem Sie die individuelle Zeitregel verändern möchten.
Ändern Sie nun die Soll-Arbeitsstunden bzw. automatische Pausenregel wie gewünscht ab.
Speichern Sie die Änderung ab.

Ab diesem Schritt ist das Vorgehen etwas anders als bei der ersten Anlage der individuellen Zeitregel: Sie können nun einen Stichtag eingeben, ab dem die Änderung gelten soll. Dieser Stichtag kann sowohl in der Vergangenheit als auch in der Zukunft liegen.

In unserem Beispiel hat Christian Burkhardt von einer 32-Stunden Woche auf 21-Stunden pro Woche gewechselt. Dieser Wechsel soll rückwirkend zum 01.05.2021 stattfinden. Im Anschluss bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Speichern. Durch diese Eingabe werden die Sollzeiten und die Überstunden von Christian Burkhardt rückwirkend seit dem 01.05.2021 neu berechnet.

Praktisches Beispiel

Wir verdeutlichen die Funktionalität noch einmal mit einem Beispiel: Für unseren Mitarbeiter Christian Burkhardt möchten wir eine individuelle Zeitregel aktivieren...

...da er seit Anfang Mai 2021 am Freitag nur noch 4 Stunden arbeitet
Vorher hatte er die normalen Crew-Zeitregeln und keine Ausnahme.
Die Soll-Arbeitsstunden der Crew-Zeitregeln sind 8 Stunden von Mo.-Fr.
Sein erster Arbeitstag in Crewmeister ist der 01.01.2018.

Ziel:

Die Sollarbeitsstunden sollen vom 01.01.2021 - 30.04.2018 Mo.-Fr. jeweils 8 Stunden betragen.
Ab dem 01.05.2021 sollen die Sollarbeitsstunden am Freitag nur noch 4 Stunden betragen. Montag - Donnerstag bleibt bei 8 Stunden pro Tag.

Im ersten Schritt müssen für Christian Burkhardt über die Einstellungen unter Zeitwirtschaft die individuellen Zeitregeln aktiviert werden. Dadurch gelten für ihn nicht mehr die 40 Wochen Soll-Arbeitsstunden der Crew-Zeitregel.

Nun sollte für Christian die Zeitregel hinterlegt werden die an seinem ersten Arbeitstag in Crewmeister gegolten hat. In seinem Fall sind das die 8 Stunden von Montag-Freitag die am 01.01.2021 gegolten haben.

Im nächsten Schritt hinterlegt man die Zeitregel die ab dem 01.05.2021 gelten soll. Dafür überschreiben wir einfach die 8 Sollarbeitsstunden von Christian Burkhart am Freitag und ändern sie auf die gewünschten 4 Stunden und klicken auf "Speichern".

Crewmeister fragt nun nach dem Datum ab dem die Änderung gültig sein soll. Hier wird nun wie gewünscht der 1. Mai 2021 ausgewählt und durch erneutes Speichern bestätigt.

Ergebnis:

In den individuellen Zeitregeln wird nun wie gewünscht angezeigt, dass Christian von Beginn an (also ab seinem ersten Arbeitstag bei Crewmeister) bis zum 30. April die 40 Wochen Soll-Arbeitsstunden und ab dem 1. Mai Soll-Arbeitsstunden von 36 Stunden pro Woche hat.

Auf diese Weise können Sie viele weitere zeitliche Änderungen in den Zeitregeln eines Mitarbeiters hinterlegen. Dies funktioniert auch in die Zukunft.

Mit einem Klick auf "Zeiträume" können Sie die für den jeweiligen Zeitraum geltende Zeitregel einsehen.

Dieses Vorgehen kann natürlich auch bei automatischen Pausen angewendet werden.

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