Erweiterte Stempel- und Standorteinstellungen

Erweiterte Stempel- und Standorteinstellungen

Mithilfe unserer erweiterten Stempel- und Standorteinstellungen kann genau konfiguriert werden, welcher Mitarbeiter über welches Gerät die Zeiten erfassen darf und in welchen Fällen die GPS-Standorterfassung aktiviert wird und wann nicht.


Generell kann der Administrator eine Standardeinstellung definieren, die für die gesamte Crew gilt.
Sollen für einzelne Mitarbeiter Ausnahmen von dieser Regel gelten, können die erweiterten Stempel- und Standorteinstellungen für diesen Nutzer individuell überschrieben werden.

Crew-Standorteinstellung für bestimmte Gerätetypen


Standardmäßig ist die Standorterfassung über alle Geräte gleich:
Ist die Standorterfassung aktiviert, so wird ein Standort erfasst, egal ob eine Zeit über den Crewmeister Terminal, eine Smartphone App oder per PC über den Browser erfasst wird.


Über die erweiterten Standorteinstellungen ist es möglich, für jeden Gerätetyp die Standorterfassung einzeln zu aktivieren oder zu deaktivieren.



So kann beispielsweise die Standorterfassung über das Smartphone verpflichtend gemacht werden, während beim Stempeln über stationäre Computer oder das Crewmeister-Terminal kein Standort erfasst wird.


Die Konfiguration kann über die Einstellungen und den Bereich Zeiterfassung und Standorterfassung vorgenommen werden. Ein Klick auf Erweitert öffnet die erweiterten Zeiterfassungs- und Standorteinstellungen.



Im Anschluss werden die drei Gerätetypen „Mobilgeräte“, „Terminal“ und „andere Geräte“ angezeigt. Hier kann für jeden Gerätetyp die Standorteinstellung einzeln vorgenommen werden.


So funktioniert die Standorterfassung in Crewmeister:

  1. Als Standardeinstellung wird der Standort des Mitarbeiters nicht erfasst. Wenn Sie den Standort Ihres Mitarbeiters erfassen möchten, haben Sie zwei Optionen:

    a) Die Position wird erfasst, wenn Sie verfügbar ist:
    Das Gerät versucht in diesem Fall bei jeder Stempelung den Standort zu ermitteln. Nicht immer kann das Gerät jedoch den aktuellen Standort genau bestimmen. Ist diese Einstellung gewählt, kann sich der Mitarbeiter auch einstempeln wenn er gerade keinen ausreichenden GPS-Empfang hat um eine Position zu erfassen.

    b) Die Position muss verfügbar sein:
    Ist diese Einstellung gewählt, kann sich der Mitarbeiter nur einstempeln, wenn das System in diesem Moment einen genauen Standort des Mitarbeiters identifizieren kann. Ist die Position zu ungenau kann keine Stempelung vorgenommen werden.

Mitarbeiter beschweren sich, dass sie sich nicht einstempeln können?

Wenn in der Standorterfassung die dritte Option Position muss verfügbar sein, um Zeiten zu erfassen eingestellt ist, kann es vorkommen, dass sich Mitarbeiter manchmal nicht einstempeln können. Dies kann verschiedene Hintergründe haben, die wir in einem weiteren Artikel zusammenfasst haben. Lesen Sie hier, wie es funktioniert oder leiten Sie den Artikel an den Mitarbeiter weiter, der sich nicht einstempeln kann.



Über das Auswahlmenü rechts neben dem Gerätetyp kann die Standorteinstellung für diesen jeweils geändert werden.


In unserem Beispiel haben wir die Standorterfassung über Mobilgeräte verpflichtend gemacht. Für Zeiten, die über das Terminal gestempelt werden wird kein Standort erfasst. Wenn ein Mitarbeiter eine Zeit über seinen eigenen PC über einen Browser erfasst, ist die Standorterfassung optional.



Mit einem Klick auf Speichern wird die neue Einstellung aktiv. Selbstverständlich kann dies im Anschluss so häufig wie nötig geändert werden.


Sie benötigen genauere Informationen zu den verschiedenen Standorteinstellungen? Dann klicken Sie hier.



Stempeln über bestimmte Gerätetypen deaktivieren


Das Ausschließen vom Stempeln über bestimmte Gerätetypen läuft ähnlich ab, wie bei der Konfiguration der erweiterten Standorteinstellungen. Die Konfiguration kann über die Einstellungen und den Bereich Zeiterfassung und Standorterfassung vorgenommen werden. Ein Klick auf Erweitert öffnet die erweiterten Zeiterfassungs- und Standorteinstellungen.


Mithilfe der Häkchen an der Seite können die Gerätetypen ausgewählt werden über die Arbeitszeiten gestempelt werden dürfen. Wenn bestimmte Gerätetypen ausgeschlossen werden sollen, muss lediglich das entsprechende Häkchen herausgenommen werden. Mit einem Klick auf Speichern bestätigen Sie Ihre Eingabe. Das Stempeln von Zeiten über diesen Gerätetyp ist dann für alle Mitarbeiter deaktiviert. 


 


Diese Einstellung bezieht sich nur auf das Stempeln von Zeiten. Die manuelle Eingabe von Zeiten kann weiterhin über deaktivierte Gerätetypen erfolgen sofern der Mitarbeiter die entsprechende Berechtigung hat.


Mitarbeitern erlauben, Arbeitszeiten im Nachhinein zu bearbeiten oder manuell einzutragen.


Die oben beschriebenen Einstellungen beziehen sich nur auf das Stempeln von Arbeitszeiten. Alternativ zum Stempeln können Arbeitszeiten aber auch im Nachhinein eingetragen oder verändert werden. Jeder Besitzer oder Manager einer Crew kann automatisch Zeiten manuell eintragen und verändern. 

Folgend wird beschrieben, wie einzelne Mitarbeiter (ohne Administratoren-Rechte) Zeiten bearbeiten oder manuell hinzufügen können.

Zeiten bearbeiten bedeutet, dass der Mitarbeiter nach Abschluss seiner Stempelung diese abändern kann. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn bei Fehlern oder vergessenen Stempelungen nicht jedes Mal der Administrator kontaktiert werden soll.

Zeiten manuell hinzufügen bedeutet, dass der Mitarbeiter anstelle einer Stempelung seine Start- und Endzeit, sowie die Pausenzeit manuell in das System einträgt. Diese Funktion stellt eine Art digitalen Stundenzettel dar.

Hinweis: Die Startzeit einer Stempelung muss immer in der Vergangenheit liegen, die Endzeit kann auch in der Zukunft sein.


Die Konfiguration kann über die Einstellungen und den Bereich „Zeiterfassung und Standorterfassung" vorgenommen werden.

Hier können Sie den Mitarbeitern durch setzen der Häkchen die Berechtigung geben Zeiten nachträglich zu bearbeiten bzw. neue Zeiten einzutragen. Ein Löschen der Häkchen deaktiviert die entsprechende Berechtigung für diesen Mitarbeiter. 


Diese beiden Einstellungen können zusätzlich zeitlich begrenzt werden.

Durch einen Klick auf das Auswahlfeld auf der rechten Seite können Sie auswählen, wie viele Tage nach dem Arbeitstag die Stempelung noch bearbeitet oder hinzugefügt werden kann. 


Mit einem Klick auf „Speichern“ bestätigen Sie Ihre Eingabe. Selbstverständlich können Sie die vorgenommenen Einstellungen im Anschluss so häufig wie nötig ändern.


Eine Anleitung in der wir Ihnen zeigen, wie man Zeiten bei Crewmeister verändert oder manuell anlegt finden Sie hier.


Individuelle Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter hinzufügen


Die Crewmeister Zeiterfassungs- und Standorteinstellungen können für jeden Mitarbeiter individuell überschrieben werden. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn einzelne Mitarbeiter Crewmeister anders verwenden sollen, als der Rest der Belegschaft. Klicken Sie in den Einstellungen auf den gewünschten Mitarbeiter bei dem Sie eine Einstellung ändern möchten.

 


Wenn Sie nun nach unten scrollen kommen Sie zum Bereich Zeiterfassung und Standorterfassung. Hier klicken Sie auf Individuelle Einstellungen für Mitarbeitername XY anlegen.



Sie sehen nun die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie in den Creweinstellungen (siehe oben links). Die hier gespeicherten Einstellungen betreffen allerdings nur diesen einen ausgewählten Mitarbeiter.


Achtung: Mitarbeiter mit individuellen Einstellungen sind nun vollständig von den Crew-Einstellungen zur Zeit- und Standorterfassung ausgeschlossen. Zukünftige Änderungen an den Creweinstellungen im diesem Bereich werden keinen Einfluss auf diesen Mitarbeiter haben, solange diese nicht wieder gelöscht werden.


Ihre Frage wurde noch nicht beantwortet? Kontaktieren Sie unseren Kundenservice doch direkt per E-Mail oder rufen Sie uns unter 089/215368470 an.


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