Schichtzeiten als Arbeitszeiten
Wie funktioniert "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?
In Crewmeister gibt es die Möglichkeit den Schichtplaner an die Zeiterfassung und Zeitauswertung zu koppeln. Das bedeutet, dass eine im Schichtplaner hinterlegte Schicht als Ist-Zeit in Crewmeister gespeichert wird, daher wird diese Funktion auch "Plan=Ist" genannt. Allerdings nur, wenn keine sonstigen Arbeitszeiten an diesem Tag im System hinterlegt sind.
Wichtig zu merken sind hierbei folgende Punkte:
1. Sobald der Mitarbeiter an diesem Tag gestempelt hat oder eine Zeit manuell hinterlegt wurde, greift "Plan=Ist" nicht. "Die Zeiterfassung überschreibt immer den Schichtplaner."
2. Die in Punkt 1 hinterlegte Zeit muss sich nicht mit der Schichtzeit überschneiden. Sie muss nur am selben Tag liegen.
3. In der Schicht hinterlegte Pausen werden immer als Ist-Pause übernommen (Hinweis: Unsere Entwickler arbeiten gerade an der Funktion diese auch zu entkoppeln, in wenigen Wochen ist es soweit!)
Beispiel 1 - Zeiterfassung über den Schichtplan greift ein:
- Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr mit einer Schichtpause in Höhe von 45 Minuten um 12 Uhr.
- Er erfasst am selben Tag keine Arbeitszeit über die Crewmeister für Mitarbeiter App oder einen anderen Zeiterfassungskanal.
- Daher gilt: In der Zeiterfassung wird für den Mitarbeiter die Schichtzeit hinterlegt. Also 09-17 Uhr mit 45 Minuten Pause um 12 Uhr.
Beispiel 2 - Keine Zeiterfassung über den Schichtplan:
- Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr.
- Er erfasst per App am selben Tag eine Arbeitszeit von 09-15:30 Uhr.
- Da nun am selben Tag eine Arbeitszeit durch Stempeln in der Zeiterfassung erfolgt ist, überschreibt diese die Arbeitszeit aus der Schicht.
- Daher gilt: In der Zeiterfassung gilt die gestempelte Zeit von 09-15:30 Uhr.
Wie hinterlege ich "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?
In den Einstellungen unter dem Abschnitt "Schichtplaner" kann diese Funktion aktiviert werden.
Klicken Sie hierfür auf den Schieberegler und anschließend auf "Speichern". Jetzt habe Sie noch die Möglichkeit einen Zeitraum zu definieren, wann diese Funktion greifen soll. Standardmäßig ist "unbegrenzt" aktiviert. Das bedeutet, dass die Einstellung für alle Tage in der Vergangenheit und Zukunft aktiviert wird. Wenn also bereits Schichten hinterlegt sind, wird das System die Zeiten aller Mitarbeiter neu berechnen bei denen die Funktion greift.
Der Zeitraum kann in diesem Schritt angepasst werden, dass "Plan=Ist" beispielsweise erst ab dem heutigen Tag gilt oder erst zum Montagswechsel deaktiviert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es während der Neuberechnung der Zeiten für wenige Minuten zu falsch angezeigten Zeitkontoständen kommen kann.
So erkennt man, ob eine Arbeitszeit automatisch aus der Schichtplanung erstellt wurde, oder vom Mitarbeiter erfasst wurde.
Jede Arbeitszeit die automatisch aus Schichtplanung erstellt wird, wird in der Zeiterfassung klar gekennzeichnet.
Wofür kann "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"eingesetzt werden?
Funktion 1: Zeiterfassung über den Schichtplaner
Nicht immer möchte man, dass die Arbeitszeiten durch das Stempeln der Mitarbeiter erfasst werden.
In Crewmeister kann die Zeiterfassung auch direkt und automatisch aus dem Schichtplan erstellt werden.
So funktioniert die Zeiterfassung über den Schichtplan
Wenn Sie für alle oder bestimmte Mitarbeiter überhaupt keine Ist-Zeiterfassung wünschen, sondern alle Arbeitszeiten immer automatisch aus dem Schichtplaner erstellt werden sollen, empfehlen wir, die Ist-Zeiterfassung einfach zu deaktivieren.
Deaktivieren Sie dafür einfach in den erweiterten Stempeleinstellungen das stempeln über alle Gerätetypen sowie die manuelle Zeiterfassung. Dies kann auch nur für einzelne Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden.
Schichtzeiten in der Zeiterfassung auf Projekte/Kunden/Tätigkeiten buchen (Crewmeister Zeitkategorien)
In der Crewmeister Zeiterfassung können die Mitarbeiter die Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zuordnen. Später können die Arbeitszeiten dann auch nach diesen ausgewertet werden.
Diese Projekte/Kunden/Tätigkeiten können über die Crewmeister Zeitkategorien hinterlegt werden.
Hat man sich nun für eine automatische Zeiterfassung über die Schichtplanung entschieden, kann diese Funktion trotzdem genutzt werden.
So kann im Nachhinein z.B. ausgewertet werden, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Unternehmensbereich angefallen ist oder wie viel Arbeitszeit ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat.
Dafür werden in Crewmeister die Arbeitsplätze verwendet. Wenn diese einer Zeitkategorie zugeordnet werden, wird die Arbeitszeit bei der Zeiterfassung über die Schichtplanung automatisch auf diese Zeitkategorie gebucht.
Nachdem sie die gewünschten Projekte/Kunden/Tätigkeiten als Zeitkategorie hinterlegt haben, können Sie die Arbeitsplätze in den Einstellungen den entsprechenden Zeitkategorien zuordnen:
- Gehen Sie dazu in die Einstellungen (Zahnradsymbol) und navigieren Sie zum Bereich "Schichtplaner"
- Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Bereich Arbeitsplätze gefunden haben.
- Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplatz aus.
- Hier können Sie den Arbeitsplatz im Feld "Verbindung zu Zeitkategorie" einer bestimmten Zeitkategorie zuweisen.
- Schließen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern ab.
Funktion 2: Back-up bei vergessenen Stempelungen
Im Alltagsstress kann es je nach Mitarbeiter immer wieder dazu kommen, dass das Stempeln vergessen wird. Da das Nachtragen der Zeiten je nach Anwendungsfall einige Tage dauern kann und oftmals die Zeiten innerhalb kurzer Zeit im System vorhanden sein müssen um beispielsweise Abrechnungen vorzunehmen, kann die "Plan=Ist"-Funktion auch genutzt werden um Tage ohne Stempelungen durch das System auffüllen zu lassen.
Sobald die Zeiten im Nachhinein eingetragen werden, werden die Zeiten rückwirkend überschrieben und Sie haben alle korrekte Zeiten im System hinterlegt.
Funktion 3: Zeiterfassung in der Zukunft
Ein weitere Vorteil dieser Funktion ist, dass durch die Planung der Arbeitszeiten in der Zukunft, diese Zeiten auch dort bereits hinterlegt werden.
Wenn Sie beispielsweise zur Mitte des Monats bereits wissen wollen wie viele Stunde der Mitarbeiter in diesem Monat laut Plan gearbeitet haben wird, können Sie ganz einfach eine Auswertung für den ganzen Monat machen und erhalten dadurch eine gute Übersicht.
Auch die Mitarbeiter haben bei Bedarf die Möglichkeit ihre eigenen Stunden hierdurch auszuwerten und können diese Funktion somit für sich nutzen.
Ihre Frage wurde nicht beantwortet? Kontaktieren Sie uns per E-Mail oder rufen Sie unseren technischen Support an: 089/215368470.
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