Schichtzeiten als Arbeitszeiten

Schichtzeiten als Arbeitszeiten

Wie funktioniert "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?

In Crewmeister gibt es die Möglichkeit, den Schichtplaner an die Zeiterfassung und die Zeitauswertung zu koppeln. Das bedeutet, dass eine im Schichtplaner hinterlegte Schicht als Ist-Zeit in Crewmeister gespeichert wird, weswegen diese Funktion auch "Plan=Ist" genannt wird. Das klappt allerdings nur, wenn keine sonstigen Arbeitszeiten an diesem Tag im System hinterlegt sind.

Wichtig sind hierbei folgende Punkte:
  1. Sobald der Mitarbeiter an einem Tag gestempelt hat oder eine Zeit manuell hinterlegt wurde, greift "Plan=Ist" nicht. So eine Zeiterfassung überschreibt immer den Schichtplaner.
  2. Die in Punkt 1 hinterlegte Zeit muss sich nicht mit der Schichtzeit überschneiden. Sie muss nur am selben Tag liegen.
  3. In der Schicht hinterlegte Pausen können als Ist-Pausen übernommen werden. Diese Funktion kann aber auch deaktiviert werden (mehr dazu am Ende dieses Artikels).

Beispiel 1 -  Zeiterfassung über den Schichtplan:

  • Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr mit einer Schichtpause in Höhe von 45 Minuten um 12 Uhr.
  • Er erfasst am selben Tag keine Arbeitszeit über die Crewmeister für Mitarbeiter App oder einen anderen Zeiterfassungskanal.
  • Daher gilt: In der Zeiterfassung wird für den Mitarbeiter die Schichtzeit hinterlegt: 09-17 Uhr mit 45 Minuten Pause um 12 Uhr.

Beispiel 2 - Keine Zeiterfassung über den Schichtplan:

  • Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr.
  • Er erfasst per App am selben Tag eine Arbeitszeit von 09-15:30 Uhr.
  • Da nun am selben Tag eine Arbeitszeit durch Stempeln in der Zeiterfassung erfolgt ist, überschreibt die Stempelung die Arbeitszeit aus der Schicht.
  • Für die Zeiterfassung gilt die gestempelte Zeit von 09-15:30 Uhr.

Wie hinterlege ich "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?

  1. Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf den Abschnitt "Schichtplaner".
  2. Scrollen Sie bis zur Funktion "Schichtzeiten als Arbeitszeiten".
  3. Aktivieren/Deaktivieren Sie die Funktion mit dem Schieberegler und klicken Sie anschließend auf "Speichern".
  4. Definieren Sie einen Zeitraum, wann diese Funktion greifen soll. Standardmäßig ist "unbegrenzt" aktiviert. Das bedeutet, dass die Einstellung für alle Tage in der Vergangenheit und Zukunft aktiviert wird. Wenn also in der Vergangenheit bereits Schichten angelegt wurden, wird das System die Zeiten der Mitarbeiter mit Schichten neu berechnen.
  5. Der Zeitraum kann in diesem Schritt angepasst werden, sodass "Plan=Ist" beispielsweise erst ab dem heutigen Tag gilt oder erst zum Monatswechsel aktiviert/deaktiviert wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es während der Neuberechnung der Zeiten für wenige Minuten zu falsch angezeigten Zeitkontoständen kommen kann. 

So erkennt man, ob eine Arbeitszeit automatisch aus der Schichtplanung erstellt oder vom Mitarbeiter erfasst wurde

Jede Arbeitszeit, die automatisch aus der Schichtplanung erstellt wird, wird in der Zeiterfassung klar gekennzeichnet.



Wofür kann "Schichtzeiten als Arbeitszeiten" eingesetzt werden?

Funktion 1: Zeiterfassung über den Schichtplaner

Nicht immer möchte man, dass die Arbeitszeiten durch das Stempeln der Mitarbeiter erfasst werden. In Crewmeister kann die Zeiterfassung auch direkt und automatisch aus dem Schichtplan erstellt werden.

So funktioniert die Zeiterfassung über den Schichtplan
Wenn Sie für alle oder bestimmte Mitarbeiter überhaupt keine Ist-Zeiterfassung wünschen, sondern alle Arbeitszeiten immer automatisch aus dem Schichtplaner erstellt werden sollen, empfehlen wir, die Ist-Zeiterfassung einfach zu deaktivieren.

Deaktivieren Sie dafür in den erweiterten Stempeleinstellungen das Stempeln über alle Gerätetypen sowie die manuelle Zeiterfassung. Dies kann auch nur für einzelne Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden. Mehr dazu finden Sie hier.

Schichtzeiten in der Zeiterfassung auf Projekte/Kunden/Tätigkeiten buchen (Crewmeister Zeitkategorien)
In der Crewmeister Zeiterfassung können die Mitarbeiter die Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zuordnen. Später können die Arbeitszeiten dann auch nach diesen Projekten ausgewertet werden. Diese Projekte können über die Crewmeister Zeitkategorien hinterlegt werden.

Hat man sich für eine automatische Zeiterfassung über die Schichtplanung entschieden, können die Zeitkategorien trotzdem genutzt werden. So kann im Nachhinein zum Beispiel ausgewertet werden, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Unternehmensbereich angefallen ist oder wie viel Arbeitszeit ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat. Dafür werden in Crewmeister die Arbeitsplätze verwendet. Sie können Arbeitsplätze mit Zeitkategorien verknüpfen. So wird bei der Zeiterfassung über die Schichtplanung die Arbeitszeit automatisch auf eine Zeitkategorie gebucht.

Nachdem Sie die gewünschten Projekte/Kunden/Tätigkeiten als Zeitkategorie hinterlegt haben, können Sie die Arbeitsplätze in den Einstellungen den entsprechenden Zeitkategorien zuordnen:
  1. Öffnen Sie dazu die Einstellungen (Zahnradsymbol) und navigieren Sie zum Bereich "Schichtplaner".
  2. Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Bereich Arbeitsplätze gefunden haben.
  3. Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplatz aus.
  4. Hier können Sie den Arbeitsplatz im Feld "Verbindung zu Zeitkategorie" einer bestimmten Zeitkategorie zuweisen.
  5. Schließen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern ab.



Funktion 2: Back-up bei vergessenen Stempelungen

Im Alltagsstress kann es immer wieder dazu kommen, dass Mitarbeiter das Stempeln vergessen. Da das Nachtragen der Zeiten je nach Anwendungsfall einige Tage dauern kann und oftmals die Zeiten innerhalb kurzer Zeit im System vorhanden sein müssen, um beispielsweise Abrechnungen vorzunehmen, kann die "Plan=Ist"-Funktion auch genutzt werden, um Tage ohne Stempelungen durch das System auffüllen zu lassen.
Werden die vergessenen Zeiten im Nachhinein von Hand nachgetragen, werden die Zeiten aus dem Schichtplaner rückwirkend überschrieben und Sie haben alle korrekten Zeiten im System hinterlegt.

Funktion 3: Zeiterfassung in der Zukunft

Ein weiterer Vorteil der Funktion "Schichtzeiten als Arbeitszeiten" ist, dass durch die Planung von Schichten in der Zukunft auch Arbeitszeiten in der Zukunft hinterlegt werden können. Wenn Sie beispielsweise zur Mitte des Monats bereits wissen wollen, wie viele Stunde der Mitarbeiter in diesem Monat laut Plan gearbeitet haben wird, können Sie ganz einfach eine Auswertung für den ganzen Monat machen und erhalten dadurch eine gute Übersicht. Auch die Mitarbeiter haben bei Bedarf die Möglichkeit, ihre eigenen Stunden auf diese Weise auszuwerten.

Werden im Schichtplan eingetragene Pausen immer von der Arbeitszeit abgezogen?

Sie können einstellen, ob die in den Schichten eingetragenen Pausenzeiten von der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter abgezogen werden sollen oder nicht. Diese Funktion finden Sie ebenfalls in den Einstellungen im Bereich "Schichtplaner".



Möglichkeit 1: Mitarbeiter sollen Pausen selbst erfassen –> "Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause" deaktivieren

Wenn “Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” deaktiviert ist:
  1. Im Schichtplaner eingetragene Pausen werden nicht von der Arbeitszeit der Mitarbeiter abgezogen.
  2. Es gelten die gestempelten oder am Ende des Arbeitstages in Crewmeister eingetragenen Arbeitszeiten und Pausen.
Wichtig: Sie können bei der Erstellung des Schichtplans trotzdem Pausenzeiten bei jeder einzelnen Schicht eintragen – das macht die Planung für Sie einfacher! 


[Screenshot von einer geplanten Schicht einfügen, in der eine Pause hinterlegt wird mit rotem Erklärfeld, dass diese Pause nicht abgezogen wird]


Beispiel 1 – Mitarbeiter verwenden Stempeluhr-App:

  1. Sie planen für einen Mitarbeiter eine Schicht von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr mit einer Schichtpause von 60 Minuten um 12:00 Uhr.
  2. Der Mitarbeiter stempelt sich morgens um 8:00 Uhr über die Crewmeister-App ein. Da er sehr viel zu tun hat, macht er nur von 12:30 Uhr bis 13:00 Uhr eine Pause, die er über die Crewmeister-App erfasst. Um 16:00 Uhr stempelt er sich aus.
  3. "Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” ist deaktiviert: Dem Mitarbeiter werden nur 30 Minuten Pause abgezogen und nicht die im Schichtplan hinterlegten 60 Minuten.

Beispiel 2 – Mitarbeiter tragen Zeiten in Crewmeister ein:

  1. Sie planen für einen Mitarbeiter eine Schicht von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr mit einer Schichtpause von 60 Minuten um 12:00 Uhr.
  2. Da der Mitarbeiter an diesem Tag eine längere Pause machen möchte, arbeitet er von 12:00 Uhr bis 13:30 Uhr nicht. Um 16:00 Uhr beendet er seine Arbeit und trägt seine Arbeitszeit in Crewmeister ein. 
  3. “Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” ist deaktiviert: Dem Mitarbeiter werden 90 Minuten Pause abgezogen und nicht die im Schichtplan hinterlegten 60 Minuten.

Möglichkeit 2: Pausenlänge für die Mitarbeiter im Schichtplan festlegen –> "Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause" aktivieren

Wenn “Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” aktiviert ist:
  1. Sie können bei der Schichtplanung die Länge der Pause bereits festlegen.
  2. Von der Arbeitszeit des Mitarbeiters werden so viele Minuten Pause abgezogen wie im Schichtplan eingetragen.

[Screenshot von einer geplanten Schicht einfügen, in der eine Pause hinterlegt wird mit rotem Erklärfeld, dass diese Pause abgezogen wird]


Beispiel 3 - Pausen werden aus dem Schichtplan übernommen:
  1. Sie planen für einen Mitarbeiter eine Schicht von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr mit einer Schichtpause von 60 Minuten um 12:00 Uhr.
  2. Sie haben die Einstellung “Schichtzeiten als Arbeitszeiten” aktiviert, sodass die Zeiten aus dem Schichtplan automatisch als Arbeitszeit übernommen werden.
  3. “Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” ist ebenfalls aktiviert: Dem Mitarbeiter werden 60 Minuten Pause abgezogen, sodass er an diesem Tag auf eine Arbeitszeit von 8 Stunden kommt.

Achtung: Zeitpunkt der Änderung angeben

Wenn Sie die Funktion “Schichtplan-Pause als Arbeitszeit-Pause” aktivieren oder deaktivieren möchten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie auf den Schieberegler und anschließend auf "Speichern".
  2. Legen Sie fest, ab wann diese Änderung greifen soll. Standardmäßig gilt die Änderung zeitlich unbegrenzt für alle Tage in der Vergangenheit und Zukunft. Wenn bereits Schichten mit Schichtpausen in der Vergangenheit eingetragen wurden, wird das System die entsprechenden Zeiten neu berechnen.
  3. Möchten Sie dies vermeiden, können Sie den Zeitraum anpassen, sodass die Änderung beispielsweise erst ab dem heutigen Tag oder ab dem nächsten Monatswechsel greift.

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