Schichtzeiten als Arbeitszeiten

Wie funktioniert "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?

In Crewmeister gibt es die Möglichkeit, den Schichtplaner an die Zeiterfassung und die Zeitauswertung zu koppeln. Das bedeutet, dass eine im Schichtplaner hinterlegte Schicht als Ist-Zeit in Crewmeister gespeichert wird, weswegen diese Funktion auch "Plan=Ist" genannt wird. Das klappt allerdings nur, wenn keine sonstigen Arbeitszeiten an diesem Tag im System hinterlegt sind.

Wichtig sind hierbei folgende Punkte:

Sobald der Mitarbeiter an einem Tag gestempelt hat oder eine Zeit manuell hinterlegt wurde, greift "Plan=Ist" nicht. So eine Zeiterfassung überschreibt immer den Schichtplaner.
Die in Punkt 1 hinterlegte Zeit muss sich nicht mit der Schichtzeit überschneiden. Sie muss nur am selben Tag liegen.
In der Schicht hinterlegte Pausen werden als Ist-Pausen übernommen.

Beispiel 1 - Zeiterfassung über den Schichtplan:

Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr mit einer Schichtpause in Höhe von 45 Minuten um 12 Uhr.
Er erfasst am selben Tag keine Arbeitszeit über die Crewmeister für Mitarbeiter App oder einen anderen Zeiterfassungskanal.
Daher gilt: In der Zeiterfassung wird für den Mitarbeiter die Schichtzeit hinterlegt: 09-17 Uhr mit 45 Minuten Pause um 12 Uhr.

Beispiel 2 - Keine Zeiterfassung über den Schichtplan:

Ein Mitarbeiter hat an einem Tag eine Schicht von 09-17 Uhr.
Er erfasst per App am selben Tag eine Arbeitszeit von 09-15:30 Uhr.
Da nun am selben Tag eine Arbeitszeit durch Stempeln in der Zeiterfassung erfolgt ist, überschreibt die Stempelung die Arbeitszeit aus der Schicht.
Für die Zeiterfassung gilt die gestempelte Zeit von 09-15:30 Uhr.

Wie hinterlege ich "Schichtzeiten als Arbeitszeiten"?

Öffnen Sie die Einstellungen und klicken Sie auf den Abschnitt "Schichtplaner".
Scrollen Sie bis zur Funktion "Schichtzeiten als Arbeitszeiten".
Aktivieren/Deaktivieren Sie die Funktion mit dem Schieberegler und klicken Sie anschließend auf "Speichern".
Definieren Sie einen Zeitraum, wann diese Funktion greifen soll. Standardmäßig ist "unbegrenzt" aktiviert. Das bedeutet, dass die Einstellung für alle Tage in der Vergangenheit und Zukunft aktiviert wird. Wenn also in der Vergangenheit bereits Schichten angelegt wurden, wird das System die Zeiten der Mitarbeiter mit Schichten neu berechnen.
Der Zeitraum kann in diesem Schritt angepasst werden, sodass "Plan=Ist" beispielsweise erst ab dem heutigen Tag gilt oder erst zum Monatswechsel aktiviert/deaktiviert wird.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass es während der Neuberechnung der Zeiten für wenige Minuten zu falsch angezeigten Zeitkontoständen kommen kann.

So erkennt man, ob eine Arbeitszeit automatisch aus der Schichtplanung erstellt oder vom Mitarbeiter erfasst wurde

Jede Arbeitszeit, die automatisch aus der Schichtplanung erstellt wird, wird in der Zeiterfassung klar gekennzeichnet.

Wofür kann "Schichtzeiten als Arbeitszeiten" eingesetzt werden?

Funktion 1: Zeiterfassung über den Schichtplaner

Nicht immer möchte man, dass die Arbeitszeiten durch das Stempeln der Mitarbeiter erfasst werden. In Crewmeister kann die Zeiterfassung auch direkt und automatisch aus dem Schichtplan erstellt werden.

So funktioniert die Zeiterfassung über den Schichtplan

Wenn Sie für alle oder bestimmte Mitarbeiter überhaupt keine Ist-Zeiterfassung wünschen, sondern alle Arbeitszeiten immer automatisch aus dem Schichtplaner erstellt werden sollen, empfehlen wir, die Ist-Zeiterfassung einfach zu deaktivieren.

Deaktivieren Sie dafür in den erweiterten Stempeleinstellungen das Stempeln über alle Gerätetypen sowie die manuelle Zeiterfassung. Dies kann auch nur für einzelne Mitarbeiter aktiviert/deaktiviert werden. Mehr dazu finden Sie hier.

Schichtzeiten in der Zeiterfassung auf Projekte/Kunden/Tätigkeiten buchen (Crewmeister Zeitkategorien)

In der Crewmeister Zeiterfassung können die Mitarbeiter die Arbeitszeiten direkt bestimmten Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zuordnen. Später können die Arbeitszeiten dann auch nach diesen Projekten ausgewertet werden. Diese Projekte können über die Crewmeister Zeitkategorien hinterlegt werden.

Hat man sich für eine automatische Zeiterfassung über die Schichtplanung entschieden, können die Zeitkategorien trotzdem genutzt werden. So kann im Nachhinein zum Beispiel ausgewertet werden, wie viel Arbeitszeit in einem bestimmten Unternehmensbereich angefallen ist oder wie viel Arbeitszeit ein bestimmtes Projekt in Anspruch genommen hat. Dafür werden in Crewmeister die Arbeitsplätze verwendet. Sie können Arbeitsplätze mit Zeitkategorien verknüpfen. So wird bei der Zeiterfassung über die Schichtplanung die Arbeitszeit automatisch auf eine Zeitkategorie gebucht.

Nachdem Sie die gewünschten Projekte/Kunden/Tätigkeiten als Zeitkategorie hinterlegt haben, können Sie die Arbeitsplätze in den Einstellungen den entsprechenden Zeitkategorien zuordnen:

Öffnen Sie dazu die Einstellungen (Zahnradsymbol) und navigieren Sie zum Bereich "Schichtplaner".
Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Bereich Arbeitsplätze gefunden haben.
Wählen Sie den gewünschten Arbeitsplatz aus.
Hier können Sie den Arbeitsplatz im Feld "Verbindung zu Zeitkategorie" einer bestimmten Zeitkategorie zuweisen.
Schließen Sie die Änderung mit einem Klick auf Speichern ab.

Funktion 2: Back-up bei vergessenen Stempelungen

Im Alltagsstress kann es immer wieder dazu kommen, dass Mitarbeiter das Stempeln vergessen. Da das Nachtragen der Zeiten je nach Anwendungsfall einige Tage dauern kann und oftmals die Zeiten innerhalb kurzer Zeit im System vorhanden sein müssen, um beispielsweise Abrechnungen vorzunehmen, kann die "Plan=Ist"-Funktion auch genutzt werden, um Tage ohne Stempelungen durch das System auffüllen zu lassen.

Werden die vergessenen Zeiten im Nachhinein von Hand nachgetragen, werden die Zeiten aus dem Schichtplaner rückwirkend überschrieben und Sie haben alle korrekten Zeiten im System hinterlegt.

Funktion 3: Zeiterfassung in der Zukunft

Ein weiterer Vorteil der Funktion "Schichtzeiten als Arbeitszeiten" ist, dass durch die Planung von Schichten in der Zukunft auch Arbeitszeiten in der Zukunft hinterlegt werden können. Wenn Sie beispielsweise zur Mitte des Monats bereits wissen wollen, wie viele Stunde der Mitarbeiter in diesem Monat laut Plan gearbeitet haben wird, können Sie ganz einfach eine Auswertung für den ganzen Monat machen und erhalten dadurch eine gute Übersicht. Auch die Mitarbeiter haben bei Bedarf die Möglichkeit, ihre eigenen Stunden auf diese Weise auszuwerten.

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